Het college, als eindverantwoordelijke voor het informatiebeheer van alle gemeentelijke informatie, wijst de taken voor de uitvoering en inrichting op de hier volgende wijze toe:
Het afdelingshoofd:
is verantwoordelijk voor het informatiebeheer binnen de eigen afdeling, voor zover de informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
zorgt ervoor dat informatie van de afdeling vastgelegd en beheerd wordt conform de kwaliteitseisen die hiervoor gelden in de gemeentelijke organisatie;
zorgt ervoor dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat bewijsvoering en verantwoording op grond van de informatie te allen tijde geborgd zijn;
zorgt ervoor dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang conform de procedures voor informatiebeheer worden uitgevoerd door de medewerkers van de afdeling;
geeft invulling aan het kwaliteitssysteem binnen de eigen afdeling en verstrekt gegevens aan het cluster DIV omtrent de wijze waarop de zorg wordt vormgegeven en het informatiebeheer wordt uitgevoerd binnen de eigen afdeling.
De medewerker:
is in diens rol als procesbeheerder verantwoordelijk voor het creëren en beheren van informatie voor de primaire werkprocessen conform de vastgestelde kwaliteitseisen;
slaat de door hem behandelde of opgemaakte informatie conform de procedures en werkafspraken op in het daarvoor bestemde archiefsysteem of de daarvoor bestemde bedrijfstoepassing.
Het cluster DIV:
stelt procedures op voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd;
stelt een ordeningsstructuur (voorheen aangeduid met documentair structuurplan) en metagegevensschema op en houdt deze actueel;
houdt een systematisch overzicht bij van de informatie binnen de organisatie, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd;
houdt toezicht op de naleving van de bepalingen van deze beheersregels en van andere van toepassing zijnde regelgeving;
coördineert, adviseert en informeert over activiteiten waarmee de effectiviteit en efficiëntie van het informatiebeheer gediend is;
verzorgt specifieke informatiebeheertaken, zoals vernietiging, overbrenging en vervanging;
brengt jaarlijks verslag uit aan het college van B en W over het informatiebeheer;
verstrekt de archiefinspectie gegevens omtrent de wijze waarop aan de zorg wordt vormgegeven en het informatiebeheer wordt uitgevoerd;
verzorgt de uitvoering van de periodieke evaluatie;
zorgt voor een overzicht van verbetermaatregelen en het planmatig wegzetten ervan in de tijd.
Hoofdstuk II
Artikel 4
Verantwoordelijkheden
Onderdeel van Besluit Informatiebeheer gemeente Montferland 2016