Voor een gemeente is het van groot belang een sluitende administratie te hebben. Het is een onmisbaar instrument bij handhaven, maar ook bij signaleren en informeren.
Om de leerplichtambtenaar in zijn taken te ondersteunen heeft de gemeente Helmond er voor gekozen om de leerplichtige jongeren actueel in beeld te houden via een onderwijsregistratie-applicatie Key2Jongerenmonitor (K2J). Met ingang van 1 januari 2012 is de Centrale leerlingregistratie ingevoerd voor de gehele regio Zuid-Oost Brabant (21 gemeenten), waardoor op een eenduidige manier geregistreerd kan worden en systemen regionaal aan elkaar gekoppeld zijn.
Registratie en monitoring garandeert goed zicht op individuele leerlinggegevens en schoolloopbanen. Ook het verzamelen van management- en beleidsinformatie voor onderwijs (achterstanden)beleid en jeugdbeleid, en het waarnemen van trends en ontwikkelingen is een onderdeel van dit instrument.
Vanaf 1 augustus 2009 is een het digitale verzuimloket ingevoerd. Dit wordt uitgevoerd door DUO.
Vanaf 1 oktober 2013 moeten ook de vrijstellingen en vervangende leerplicht worden geregistreerd in het vrijstellingenregister van DUO. Hierdoor zijn alle basisgegevens van een leerling beschikbaar op één centraal punt.