Beleid:
Maaltijden, werklunches en werkdiners worden verstrekt of vergoed als ze een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben of wanneer ze onderdeel zijn van tijdelijke verblijfskosten
Van een maaltijd met een meer dan zakelijk karakter kan bijvoorbeeld sprake zijn bij:
Overwerk;
Gebroken diensten, waarbij de medewerker niet in de gelegenheid is om thuis de maaltijd te nuttigen; dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een medewerker door zijn werk niet tussen 17.00 en 20.00 uur kan eten;
Werk op koopavonden
Van een maaltijd als onderdeel van tijdelijke verblijfskosten kan sprake zijn bij zakelijke besprekingen met externen buiten de vaste werkplek (deel medewerker).
Op declaratieformulier, factuur of bonnetje dient te worden vermeld vanwege welke gebeurtenis de kosten zijn gemaakt. Hieruit moet het meer dan bijkomstig zakelijke karakter duidelijk blijken.
Bij dienstreizen worden soms ook maaltijden vergoed; dit gebeurt uitsluitend conform de Reisregeling 1996.
De declaratie van kosten voor maaltijden loopt via de leidinggevende, die toetst op het meer dan bijkomstig zakelijk karakter van de gemaakte kosten.
Paragraaf C.
Artikel 6.
Maaltijden, werklunches, werkdiners
Onderdeel van Beleidsregel fiscale aspecten personele vergoedingen en verstrekkingen 2016