De sturing op onze verbonden partijen is op hoofdlijnen gebaseerd op de voor Zandvoort gestelde kaders in de gemeentelijke Programmabegroting en de nota Verbonden Partijen.
De gemeentelijke begroting
Via de gemeentelijke begroting stelt de gemeenteraad de bestuurlijke kaders voor de eigen gemeente vast. In de begroting zijn de beleidsinhoudelijke ambities en financiële kaders opgenomen. De begroting omvat ook de beleidsgebieden waar verbonden partijen worden ingezet.
De gemeenteraad kan met het aanpassen van de gemeentelijke kaders (bijvoorbeeld bij de Voorjaarsnota) invloed uitoefenen op de begroting en doelstellingen van de verbonden partij. Zo kan de gemeenteraad besluiten om te intensiveren of extensiveren op de beleidsgebieden waarop verbonden partijen actief zijn. Het is vervolgens opnieuw aan het college om invulling te geven aan de (bijgestelde) kaders. Het is ook aan het college om actief te communiceren indien de ambities binnen de (bijgestelde) kaders niet gerealiseerd (kunnen) worden.
Overige gemeentelijke kadernota’s
Overige lokale nota’s zoals de nota Weerstandsvermogen en Risicomanagement worden doorvertaald in de sturing op verbonden partijen. Zo worden de risico’s die via verbonden partijen van invloed kunnen zijn op de Programmabegroting doorvertaald. Daarnaast wordt er op toegezien dat onze verbonden partijen vergelijkbaar risicomanagement toepassen.
5.1.1 ROL VAN DE GEMEENTERAAD
De gemeenteraad heeft binnen de gemeente een kaderstellende en controlerende taak. Zij stelt de bestuurlijke kaders vast doormiddel van de gemeentelijke begroting. De gemeentelijke begroting vormt samen met de gemeentelijke jaarrekening de basis voor de controlerende taak
De verbonden partij is een middel om de (lokale) bestuurlijke ambities te realiseren en met worden gezien als ware het een (vak)afdeling van de gemeente.
De controlerende taak met betrekking tot verbonden partijen houdt in, dat de gemeenteraad controleert of de verbonden partij de afgesproken taak binnen de gestelde kaders uitvoert én of het college dit goed bewaakt en waar nodig bijstuurt.
Kernvragen voor de raad zijn in deze context of de doelstellingen van de verbonden partij (nog steeds) corresponderen met die van de gemeente. Of de doelstellingen van de gemeente via de verbonden partijen binnen de kaders worden gerealiseerd, afdoende verantwoording wordt afgelegd over de bestede middelen en of er aanleiding is om de deelname aan of sturing op de verbonden partij te wijzigen of te beëindigen. Dit doet de raad aan de hand van concrete raadsvoorstellen, voortgangsrapportages, en met het geven van een zienswijze bij de begroting en jaarrekening van de verbonden partij als standaardwerkwijze en het benutten van prestatie-indicatoren. Ook kan de raad vaker gebruik maken van informele informatiebijeenkomsten over de ontwikkelingen bij een verbonden partij.
Advies van de Raad voor het openbaar bestuur (Rob)
In december 2015 heeft de Raad voor het openbaar bestuur (Rob) het advies “Wisselwerking” uitgebracht. Dit met als doel om te komen tot een betere wisselwerking tussen gemeenteraden en de bovengemeentelijke samenwerking. Gemeentelijke samenwerking is nodig en (zonder gemeentelijke herindeling) zelfs noodzakelijk. De Raad stelt dat voor de democratische legitimiteit van die samenwerking actieve betrokkenheid van gemeenteraden essentieel is. Zonder die betrokkenheid zal het steeds moeilijker worden om in het stelsel van representatieve democratie over belangrijke thema’s besluiten te nemen. De grotere betrokkenheid van gemeenteraden betekent niet dat de één op de stoel van de ander gaat zitten, maar dat de houding ten opzichte van elkaar wezenlijk verandert.
De Raad adviseert dat die houding van gemeenteraden ten opzichte van samenwerking verandert van statisch naar dynamisch. Van een houding waarbij gemeenteraden budgetten bepalen en doelstellingen formuleren en samenwerkingsverbanden uitvoeren en verantwoorden, naar een houding waarbij gemeenteraden samen zich zelfbewust opstellen om gezamenlijk regionale publieke problemen op te lossen. Van een relatie met een statische kwaliteit (organisatiestructuren, uitvoeren, beheersen, verantwoorden), naar een relatie met een dynamische kwaliteit (anticiperen, leren, gezamenlijk evalueren, ontwikkelen, aanpassen).
Wij sluiten ons hierbij aan door de gemeenteraad te adviseren een of twee raadsleden als rapporteur per verbonden partij aan te wijzen die de ontwikkelingen bij de verbonden partij namens de gehele raad volgen. Dit uit oogpunt van doelmatig tijdbeslag voor de raad zelf en uitsluitend intern gericht op de eigen voorbereiding van geagendeerde raadsbesluiten inzake verbonden partijen. Dit is in lijn met de aanbevelingen van het onderzoek van de Rekenkamer Zandvoort (februari 2016) naar het op afstand plaatsen van gemeentelijke taken en diensten.
5.1.2 ROL VAN HET COLLEGE
Het college is verantwoordelijk voor de uitvoering van de gemeentelijke begroting binnen de bestuurlijke kaders. Het college kiest er in enkele gevallen vanuit efficiency, effectiviteit of andere overwegingen voor om de uitvoering van dat beleid over te laten aan een verbonden partij. Hierbij is zorgvuldige aandacht voor mogelijke alternatieven voor de voorgestelde keuze van belang. Het verdient aanbeveling dat het college in een vroegtijdig stadium de dialoog met de raad aan gaat over de vraag in hoeverre alternatieve keuzes worden meegenomen in het besluitvormingsproces.
Indien het college kiest voor uitvoering door een verbonden partij is het de taak van het college om als opdrachtgever zicht te houden op de uitvoering, prestaties, kosten en risico’s van de verbonden partij. In relatie tot verbonden partijen heeft het college bovendien als eigenaar de taak om de continuïteit en de risico’s van de verbonden partij te bewaken en te beheersen en hier waar nodig op bij te sturen.
Tegelijk komt het college bij verbonden partijen meer op afstand te staan van de uitvoering. Hierdoor heeft het college in verhouding tot de interne organisatie minder directe invloed en meer aandacht voor toezicht en verantwoording.
Het college heeft daarnaast de taak om de gemeenteraad goed te informeren over het reilen en zeilen van de verbonden partijen. Het gaat daarbij niet alleen om goede informatie over de financiële consequenties van voorstellen maar ook om periodiek te peilen welke informatiebehoefte de raad heeft. Dit in lijn met de aanbevelingen in het onderzoeksrapport van de Rekenkamer Zandvoort.
Bovendien is het belangrijk dat zij raadsleden vroegtijdig betrekt bij belangrijke besluiten of ontwikkelingen. In feite is er voor de informatieplicht van het college richting de gemeenteraad geen verschil tussen taken die zijn belegd binnen de eigen organisatie of die van een verbonden partij. Voorts is van belang dat het college zorg draagt voor een adequate projectorganisatie die nodig is om de op afstand geplaatste gemeentelijke taken en diensten te 'monitoren'.
5.1.3 ROL VAN HET AMBTELIJK APPARAAT
Het ambtelijke apparaat heeft een belangrijke rol om het bestuur optimaal in staat te stellen om op verbonden partijen te sturen. Zij ondersteunt het bestuur met informatieverstrekking, advisering en onderhoudt contact met de verbonden partij.
Naast de bestuurlijke afstemming met de verbonden partij vindt er ambtelijke afstemming en beheersing over producten en diensten plaats. Per verbonden partij treedt een ambtelijke vertegenwoordiger op als regiefunctionaris en komt tot gedetailleerde afspraken met de verbonden partij. De interne regeling Budgethouderschap 2015 is van toepassing en voorziet in de interne rol van de regiefunctionaris met betrekking tot het budgethouderschap van de met de verbonden partij gemoeide programma- en beheerbudgetten, zoals opgenomen in de programmabegroting. Het ambtelijke apparaat werkt met betrekking tot publiekrechtelijke participaties waar mogelijk samen met regionale gemeenten en/of organiseert regionale samenwerking.
Hoofdstuk 5
Artikel 5.1
STURINGSKADERS
Onderdeel van Verbonden partijen in Zandvoort 2016 Kaderstelling voor de omgang met verbonden partijen