Art. 5.3 Verbonden partijen in Zandvoort 2016 Kaderstelling voor de omgang met verbonden partijen

Deelname in verbonden partijen brengt financiële risico’s met zich mee. Doordat de partijen op afstand staan, is in vergelijking met gemeentelijke organisatieonderdelen minder beheersing van de risico’s mogelijk. Het is om deze reden dat een frequente risicoanalyse van de deelnemingen van belang is, en daarover te rapporteren. Gemeenschappelijke regelingen Het financiële risicoprofiel van een gemeenschappelijke regeling is over het algemeen gezien hoog. De oorzaak hiervan is dat de deelnemende gemeenten volledig financieel aansprakelijk zijn. Mocht blijken dat bij een gemeenschappelijke regeling het financieel resultaat over het afgelopen jaar negatief was, dan zal eerst de mogelijkheid bekeken moeten worden om het tekort te dekken door een beroep te doen op de algemene reserves van de GR. Als blijkt dat dit niet of in onvoldoende mate mogelijk is, zal een beroep gedaan moeten worden op de deelnemende gemeenten. Daarnaast wordt het risico gelopen dat de deelnemende gemeenten van visie kunnen verschillen op het te voeren beleid, waaronder het financiële beleid. Deelnemingen Het financiële risicoprofiel van een deelneming is over het algemeen lager dan bij een gemeenschappelijke regeling. Bij deelnemingen zijn de deelnemende gemeenten niet volledig financieel aansprakelijk zoals bij een gemeenschappelijke regeling, maar lopen zij alleen risico over het ingebrachte vermogen. Publiek-private samenwerkingen Het financiële risicoprofiel van een publiek-private samenwerking is over het algemeen gemiddeld. Dit is vanwege het feit dat de gemeente risico loopt over het ingebrachte vermogen. De gemeente heeft vaak wel andere financiële doelstellingen dan de private partij. 5.3.1 ORGANISEREN VAN TOEZICHT Op basis van een set met afspraken (i.c. het toezichtarrangement) gaan we invulling geven aan het toezicht. Het toezichtarrangement geeft - uitgevoerd door de organisatie - op basis van de risicoanalyse vorm, onderbouwing en inhoud aan de aansturing, het beheer en de control van de financiële en bestuurlijke relatie. Het toezichtarrangement zorgt ervoor dat kansen en bedreigingen bij verbonden partijen tijdig worden gesignaleerd en dat hierop adequaat wordt gereageerd. Ook is het van belang om bij het aangaan van een nieuwe verbonden partij deze risicoanalyse vooraf te maken en als nulmeting te betrekken bij de besluitvorming. Categorieën van toezicht Om te komen tot sturingsinformatie die recht doet aan de omvang en risico’s van de verbonden partij, werken wij met drie categorieën: licht middel zwaar Op basis van een nulmeting zijn de verbonden partijen ingedeeld in de verschillende categorieën. Des de groter het bestuurlijk en/of financieel risico is dat wordt gelopen bij een verbonden partij, des de intensiever is het toezicht op de partij en de informatievoorziening aan de gemeenteraad. Licht Verbonden partijen waarbij de gemeente een laag bestuurlijke en financiële risico’s loopt worden ingedeeld in de categorie Licht. De gemeenteraad wordt over verbonden partijen in deze categorie geïnformeerd bij de gemeentelijke Begroting en Jaarrekening. Dit gebeurt in de paragraaf verbonden partijen. Indien, gelet op het tijdschema van het gemeentelijk proces van het opstellen van de jaarstukken, (nog) geen definitieve jaarrekening van een organisatie beschikbaar is, dan wordt bij het opstellen van de paragraaf verbonden partijen en het overzicht van verbonden partijen uitgegaan van de meest recente prognoses voor de relevante gegevens. Daarnaast wordt de begroting van gemeenschappelijke regelingen ter zienswijze aan de gemeenteraad voorgelegd. Is de begroting niet van een gemeenschappelijke regeling, volstaat een mededeling van de portefeuillehouder aan de raad. Vanzelfsprekend wordt de gemeenteraad conform de actieve informatieplicht van het college via een mededeling aan de raad geïnformeerd als zich tussentijds belangrijke ontwikkelingen voordoen. Middel Verbonden partijen waarbij de gemeente een gemiddeld bestuurlijk of financieel risico loopt worden ingedeeld in categorie Middel. Aanvullend op de categorie Licht wordt de gemeenteraad ook bij de Voor- en Najaarsnota geïnformeerd over deze verbonden partijen. Alle P&C documenten worden aan het college en de commissie Bestuur en Middelen voorgelegd en vindt zo nodig bijsturing plaats. Daarnaast zal de bestuurlijke en ambtelijke overlegfrequentie met deze verbonden partijen hoger zijn dan bij de partijen in de categorie Licht. Tot slot worden deze verbonden partijen ook periodiek geagendeerd in het college en de commissie Bestuur en Middelen. Zwaar Verbonden partijen waarbij de gemeente een hoog bestuurlijk en financieel risico loopt worden ingedeeld in de categorie Zwaar. Aanvullend op de categorie Middel wordt de bestuurlijke en ambtelijke overlegfrequentie met deze verbonden partijen verder opgevoerd. Inclusief een jaarlijks gesprek over de bedrijfsvoering en dienstverlening die wordt verzorgd voor inwoners en bedrijven. Nieuwe verbonden partijen worden in het begin altijd in de categorie zwaar ingedeeld. Extra begeleiding en toezicht is nodig om te borgen dat de samenwerking goed te stand komt en risico’s tot een minimum worden beperkt. 5.3.2 TOEZICHTARRANGEMENT Op basis van een nulmeting is het volgende overzicht gemaakt. Hierin komen alle aspecten uit deze nota te samen. Wanneer uit de interne controle blijkt dat aanscherping van toezicht gewenst is, stelt het college het toezicht bij en wordt de raad hierover geïnformeerd. Naam Samenwerkings- vorm Deelnemers Vertegenwoordiging Bestuurlijke verantwoording Categorie van toezicht Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) Gemeenschappelijke regeling (10 x) Beverwijk, Bloemendaal, Haarlem„ Haarlemmerliede en Spaarnwoude, Haarlemmermeer, Heemskerk, Heemstede, Uitgeest, Velsen, Zandvoort Algemeen bestuur en lid cie. Openbare Veiligheid: burgemeester Lid cie. Publieke gezondheid en maatschappelijke zorg: portefeuillehouder volksgezondheid Zienswijze raad over begroting en jaarrekening. AB stelt deze vast. P&C documenten via college naar cie. BM Middel Werkvoorzieningsschap Zuid-Kennemerland (Paswerk) Gemeenschappelijke regeling (5 x) Bloemendaal, Heemstede, Haarlem, Haarlemmerliede en Spaarnwoude, Zandvoort Algemeen en dagelijks bestuur: 5 betrokken portefeuillehouders sociaal domein Zienswijze raad over begroting en jaarrekening. AB stelt deze vast. Licht Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid (GBKZ) * Gemeenschappelijke regeling (4 x) Bloemendaal Heemstede, Zandvoort, Haarlemmerliede en Spaarnwoude Stuurgroep: portefeuillehouders financiën. Voor 1 juni de uitvoerings-organisatie informeren over nieuw/gewijzigd beleid. Verantwoording aan deelnemende gemeenten via jaarrekening en begroting gemeente Bloemendaal. P&C documenten via college naar cie. BM. Middel Bereikbaarheid Zuid-Kennemerland (Mobiliteitsfonds) Gemeenschappelijke regeling (4x) Bloemendaal, Haarlem, Heemstede, Zandvoort Orgaan bereikbaarheid Kennemerland: portefeuillehouder mobiliteit. Financieel beheer: gemeente Haarlem Zienswijze raad over begroting en jaarrekening. Orgaan stelt deze vast. Licht Schoolverzuim en voortijdig schoolverlaten regio West-Kennemerland ** Gemeenschappelijke regeling (9x) Beverwijk, Bloemendaal, Haarlem, Haarlemmerliede en Spaarnwoude, Heemskerk, Heemstede, Uitgeest, Velsen, Zandvoort Gemeenschappelijk Orgaan: portefeuillehouder onderwijs Zienswijze raad over begroting en jaarrekening. Gemeenschappelijk orgaan stelt deze vast. Licht Vennootschap Werkpas Holding B.V. Besloten vennootschap (2x) Haarlem en Zandvoort Stemrecht via Aandeelhoudersvergadering: portefeuillehouder werkgelegenheid Bij begroting en jaarrekening wordt raad geïnformeerd over dividenduitkering. P&C documenten via college naar cie. BM Middel SRO Zandvoort B.V. Besloten Vennootschap NV SRO en gemeente Zandvoort Stemrecht via Aandeelhoudersvergadering: portefeuillehouder gebouwenbeheer en accommodatiebeleid Bij begroting en jaarrekening wordt raad geïnformeerd over dividenduitkering. P&C documenten via college naar cie. BM. Zwaar Eneco Naamloze Vennootschap 53 gemeenten Stemrecht via Aandeelhoudersvergadering: portefeuillehouder financiën Bij begroting en jaarrekening wordt raad geïnformeerd over dividenduitkering. Licht BNG Naamloze Vennootschap De Staat der Nederlanden, provincies, gemeenten, waterschappen en andere openbare lichamen. Stemrecht via Aandeelhoudersvergadering: portefeuillehouder financiën Bij begroting en jaarrekening wordt raad geïnformeerd over dividenduitkering. Licht Coöperatie Coöperatie Parkeerservice Amersfoort Coöperatie 15 gemeenten Stemrecht via Algemene Ledenvergadering: portefeuillehouder parkeren De begroting, jaarrekening en meerjaren bedrijfsplan worden vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering. De uitvoeringsopdracht wordt jaarlijks door het college vastgesteld. Periodiek worden aan het college management-rapportages aangeboden. Zwaar Stichting Regionaal inkoopbureau IJmond en Kennemerland (RIJK) Stichting (17x) Beverwijk, Bloemendaal, Castricum, Diemen, Heemstede, Hillegom, Lisse, Noordwijk, Noordwijkerhout, Ouder Amstel, Over-gemeenten, Ronde Venen, Uitgeest, Uithoorn, Teijlingen, Velsen, Zandvoort Gemeentesecretarissen van deelnemende gemeenten Zienswijze college van B&W over de begroting en de jaarrekening. AB stelt deze vast. Licht Stichting Openbaar Primair Onderwijs (STOPOZ) Stichting Openbare basisscholen in Bloemendaal, Heemstede, Zandvoort, Haarlemmerliede en Spaarnwoude Per 1 juli 2016 is Raad van Toezicht model ingevoerd. De gemeenteraad benoemt de Raad van Toezicht. Raad van Toezicht keurt begroting, jaarrekening en strategisch meerjarenplan goed en informeert de raad hierover. Licht Dienstverlenings- of samenwerkingsovereenkomst Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) Dienstverlenings- overeenkomst Gemeente Zandvoort en Gemeente Haarlem Bevoegdheden met betrekking tot de dienstverlening zijn aan de gemeente Haarlem gemandateerd. Uiterlijk voor 30 november wordt jaarlijks de vergoeding in overleg vastgesteld. De vergoeding wordt in het eerste kwartaal na afloop van ieder jaar conform de werkelijke kosten vastgesteld. Licht Samenwerking Zandvoort-Haarlem Sociaal Domein Samenwerkings-overeenkomst Gemeente Zandvoort en Gemeente Haarlem Bevoegdheden met betrekking tot de dienstverlening zijn aan de gemeente Haarlem gemandateerd. Vier keer per jaar wordt aan het college een voortgangsrapportage Sociaal Domein uitgebracht. Eenmaal per jaar wordt de samenwerkingsovereenkomst geëvalueerd. Over de evaluatie wordt gerapporteerd aan de colleges beide gemeenten. Zienswijze geven door de gemeenteraad over de begroting (of rekening) is niet van toepassing. De informatie wordt direct verwerkt in P&C documenten van Zandvoort die in zijn geheel aan de gemeenteraad worden voorgelegd . Zwaar Omgevingsdienst IJmond (ODIJ) Dienstverlenings- overeenkomst Gemeente Zandvoort en Omgevingsdienst IJmond (ODIJ) Bevoegdheden met betrekking tot de dienstverlening zijn gemandateerd aan de directeur van de Omgevingsdienst IJmond. Voorafgaand aan ieder kalenderjaar wordt het uurtarief vastgesteld. ODIJ verstrekt aan het college per vier maanden een overzicht van de geleverde producten en de daarmee verschuldigde gelden. Eenmaal per jaar wordt de DVO alsmede het afsprakenkader en de overige tussen partijen vastgestelde documenten geëvalueerd. Over de evaluatie wordt gerapporteerd aan de dagelijkse besturen van beide partijen en worden zo nodig voorstellen tot aanpassing gedaan. De evaluatie heeft betrekking op zowel financiële als beleidsmatige aspecten. Zwaar Servicehuis Parkeer- en Verblijfsrechten U.A. (SHPV) Dienstverlenings-overeenkomst Gemeente Zandvoort en Coöperatie Servicehuis Parkeer- en Verblijfsrechten U.A. Bevoegdheden met betrekking tot de dienstverlening zijn gemandateerd aan de Coöperatie Servicehuis Parkeer- en Verblijfsrechten U.A. Na afloop van elke maand ontvangt de gemeente voor de dienstverlening in die maand een rekening. Jaarlijks wordt een eindafrekening opgesteld met een controleverklaring. Met ingang van 2016 loopt dit mee in de afrekening Parkeerservice Amersfoort. Licht * Gemeente Bloemendaal is centrumgemeente ** Gemeente Haarlem is centrumgemeente *** Nieuwe verbonden partijen worden in de aanloopfase nauwlettend gevolgd, derhalve categorie zwaar. N.B. Jaarrekeningen van verbonden partijen zijn inclusief een controleverklaring van een externe accountant.

BEHEERSEN VAN RISICO’S

Rechtspraak bij dit artikel