Uitgangspunt van de organisatie van de inkoopfunctie is streven naar een grotere inkoopvolwassenheid. Dat kan worden bereikt door een verdergaande professionalisering, meer grip op inkoop en meer mogelijkheden voor budgetbesparingen.
Gemeente Alkmaar is een eenheid en treedt uniform naar buiten. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is gericht op vraagaggregatie en bundeling van gelijksoortige behoeften zowel binnen de gemeente als tussen gemeente en andere aanbestedende diensten. Om dit te bereiken is niet alleen oog voor interne samenwerking, maar ook voor samenwerking met omliggende gemeenten en/of andere aanbestedende diensten. Bij externe samenwerking geldt dat de positie van het lokale en/of regionale bedrijfsleven niet uit het oog wordt verloren.
Bij de organisatie van de inkoop worden de principes van integraal management ondersteund en de kwaliteit van processen en procedures geborgd door ook voor rapportage en monitoring de PDCA-cyclus toe te passen.
Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van de Kaderstellende regels en dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het college kan nadere regels stellen omtrent de keuze van de aanbestedingsprocedures, de inrichting van de inkoopfunctie, het vaststellen van Algemene Inkoopvoorwaarden, het afhandelen van klachten bij aanbesteden, mandaatregels en het bevoegdhedenregister, en het (periodiek) evalueren van beleid.
In geval van conflicterende bestuurlijke doelstellingen, worden deze voorgelegd aan de staf. Deze kan bij grote (politieke) gevoeligheid besluiten om het voorstel voor te leggen aan het college van burgemeester en wethouders.
De portefeuillehouder Inkoop is bestuurlijk verantwoordelijk voor een doeltreffende en doelmatige besteding van de beschikbare middelen en geeft invulling aan de door de gemeenteraad vastgestelde ‘Kaderstellende regels Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017’. Daartoe komt vier maal per jaar een strategische tenderboard bijeen die bestaat uit: portefeuillehouder, directeur Bedrijfsvoering en de senior adviseur Inkoop.
Zowel de directie als de strategische tenderboard geven invulling aan de realisatie, sturing en het verantwoorden van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid en de ‘Kaderstellende regels’.
De ambtelijke organisatie draagt zorg voor een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende uitvoering van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid en de door de gemeenteraad vastgestelde ‘Kaderstellende regels Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2017’. Er is sprake van gecoördineerde inkoop met decentrale budgetverantwoordelijkheid, materiekennis, contractbeheer en -management. Hiermee worden de voordelen van decentrale directe (budget-)verantwoordelijkheid, materiekennis en uitvoeringskennis op contractniveau van de verschillende organisatieonderdelen benut. Specifieke inkoopkennis wordt opgebouwd en geborgd hetgeen leidt tot een verdergaande professionalisering, meer grip op inkoop en meer mogelijkheden voor budgetbesparingen.
Daarnaast geeft centraal gecoördineerde inkoop invulling aan een uniforme opstelling naar de markt.
De behoeftestelling, het budgetbeheer alsmede het contractbeheer en -management vindt decentraal plaats. Team Inkoop is regisseur van zowel de strategische als de tactische inkoop en daarmee van inkoopprocessen en inkoopprocedures. Daarnaast is team inkoop verantwoordelijk voor het contract- beheersysteem en het rapporteren over inkoopkengetallen en –activiteiten (zoals spendanalyse, aanbestedingkalender en een overzicht van afwijkingen van aanbestedingsprocedures).
Concerncontrol voert de regie over de controle op en de borging van de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. De interne accountant toetst of wordt voldaan aan dit inkoop- en aanbestedingsbeleid en de normenkaders die de gemeenteraad in de ‘Financiële verordening’ heeft vastgelegd. De externe accountant voert een onderzoek uit naar de rechtmatigheid van Europese aanbesteding in het kader van het Besluit Accountantscontrole decentrale overheden.
Hoofdstuk 6.
Artikel 6.1
Organisatie van de inkoopfunctie
Onderdeel van Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Alkmaar 2017