De klachtprocedure verloopt in de volgende stappen:
De Ondernemer vult het klachtenformulier in en verstuurt dit per e-mail naar het volgende adres: juridischadvies@alkmaar.nl
Het KMA bevestigt binnen twee werkdagen de ontvangst van de Klacht aan de Ondernemer en aan de contactpersoon van de Gemeente Alkmaar.
De Klacht wordt in behandeling genomen door één van de Aanbestedingsdeskundigen van het KMA. Een Aanbestedingsdeskundige neemt alleen de Klacht in behandeling indien hij/zij garant staat voor zijn/haar onafhankelijkheid in relatie tot de Gemeente Alkmaar, onderhavige aanbesteding en de Ondernemer die de Klacht heeft ingediend.
Beoordeeld wordt of de Klacht ontvankelijk is. Indien de niet-ontvankelijkheid hersteld kan worden zal de Ondernemer hiertoe via het KMA in de gelegenheid worden gesteld. Indien de niet-ontvankelijkheid niet hersteld kan worden dan bericht het KMA de contactpersoon van de Gemeente Alkmaar hierover zo spoedig mogelijk. Het bepaalde in stap 7 is vervolgens van toepassing.
Indien de Klacht ontvankelijk is wordt deze voortvarend en binnen een termijn van 5 werkdagen, gerekend vanaf het moment van ontvangst van de ontvankelijke Klacht, inhoudelijk beoordeeld door de Aanbestedingsdeskundige. Slechts bij uitzondering en afhankelijk van de aard en de omvang van de Klacht kan de behandeltermijn langer zijn dan 5 werkdagen. Voor eventuele aanvullende gegevens die de Aanbestedingsdeskundige nodig heeft zal hij/zij rechtstreeks contact opnemen met de Ondernemer en/of de contactpersoon van de gemeente Alkmaar. Eventueel kan de behandelende Aanbestedingsdeskundige een tweede Aanbestedingsdeskundige inschakelen voor een second opinion. De behandeling van de Klacht resulteert in een gemotiveerd doch niet bindend advies van de Aanbestedingsdeskundige aan de interne projectleider van de Gemeente Alkmaar. Het advies bevat de naam van de Aanbestedingsdeskundige die de Klacht heeft behandeld en voor zover van toepassing de naam van de tweede Aanbestedingsdeskundige die een second opinion heeft gegeven.
Via het KMA wordt het advies van de Aanbestedingsdeskundige naar de interne projectleider van de gemeente Alkmaar gestuurd die, indien van toepassing, op haar beurt de contactpersonen van de deelnemende gemeenten inlicht.
Op basis van het advies van de Aanbestedingsdeskundige neemt het college van burgemeester en wethouders c.q. de gemeente zo spoedig mogelijk een beslissing over de Klacht welke luidt:
de klacht is terecht; of
de klacht is niet terecht; of
de klacht is gedeeltelijk terecht. Elke beslissing van de Klacht wordt behoorlijk gemotiveerd.
Tevens geeft de Gemeente Alkmaar aan welke conclusie hij uit de Klacht heeft getrokken en welke corrigerende maatregelen hij eventueel treft.
Indien de beslissing op de Klacht leidt tot corrigerende maatregelen inzake onderhavige aanbesteding dan deelt Gemeente Alkmaar dit niet alleen zo spoedig mogelijk mee aan de Ondernemer die de Klacht heeft ingediend maar aan alle (potentiële) inschrijvers en wel op zodanige wijze dat daarmee het gelijkheidsbeginsel in acht wordt genomen.
Indien Gemeente Alkmaar niet binnen een redelijke termijn een beslissing heeft genomen of wanneer de Ondernemer het niet eens is met de beslissing van Gemeente Alkmaar dan kan de Ondernemer de Klacht voorleggen aan de Commissie van Aanbestedingsexperts in Den Haag. De procedure die hiervoor geldt valt buiten onderhavige klachtenregeling. Verwezen wordt naar www.commissievanaanbestedingsexperts.nl.
Jaarlijks wordt over het aantal klachten en de uitkomst daarvan gerapporteerd aan het college van burgemeester en wethouders.
Artikel 5.