De afdeling Interne Dienstverlening en Advies is er verantwoordelijk voor dat er bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
De afdeling Interne Dienstverlening en Advies stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan, een lijst op van vernietigbare archiefbescheiden met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare archiefbescheiden behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als door hem verleende machtiging tot vernietiging.
Van vernietigbare digitale archiefbescheiden worden alle in artikel 17 van de Archiefregeling 2009 opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.
De afdeling Interne Dienstverlening en Advies is er verantwoordelijk voor dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de archiefbescheiden geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling 2009.
De afdeling Interne Dienstverlening en Advies ziet erop toe, dat van archiefbescheiden overeenkomstig artikel 18 van de Archiefregeling 2009 een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de archiefbescheiden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. Uit de beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de archiefbescheiden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.
HOOFDSTUK II › Paragraaf 2.4
Artikel 13
Artikel 13
Onderdeel van Besluit informatiebeheer gemeente Amersfoort 2016