Zoals gezegd vormt het samenstel van bepalingen uit het Algemeen mandaatbesluit, de algemene bepalingen, de instructie voor het personeel, de artikelsgewijze toelichting, de mandaatlijsten en de vervangingsregeling gemeentesecretaris de kaders voor de mandatering van de gemeentelijke bevoegdheden.
De gemandateerde is bij het gebruik van zijn bevoegdheden gebonden aan de wettelijke regels en voorschriften, het bestaand beleid en de incidentele aanwijzingen van de mandaatgever.
Het mandaatbesluit bestaat uit een algemeen deel, waarin algemene bepalingen zijn opgenomen die de gemandateerde in acht moet nemen. Daarnaast maakt van het mandaatbesluit deel uit een verzameling mandaatlijsten, het mandaatregister. Dit mandaatregister omvatten algemene bevoegdheden die alle afdelingen betreffen en meer specifieke bevoegdheden die per afdeling beschreven worden.
De bevoegdheden zijn zo concreet mogelijk omschreven, zo mogelijk met vermelding van het desbetreffende wetsartikel.
De algemene bevoegdheden betreffen onder andere de uitoefening van bevoegdheden in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur, de Algemene wet bestuursrecht, de rechtspositionele bevoegdheden, de bestuurlijke handhavingsinstrumenten en het aangaan van overeenkomsten. De meer specifieke bevoegdheden per afdeling zijn uitgewerkt per wet of gemeentelijke regeling.
Steeds is aangeduid welk bestuursorgaan bevoegd is, aan wie mandaat verleend wordt, of er een mogelijkheid voor ondermandaat is en op welke wijze deze wordt ingevuld, en onder welke bijzondere voorwaarden het mandaat uitgeoefend moet worden.
Bij het mandaatbesluit is ook een artikelsgewijze toelichting op de algemene bepalingen toegevoegd. Een interne instructie voor het personeel maakt eveneens deel uit van het mandaatbesluit. De instructie moet in acht genomen worden bij het gebruik van het verleende mandaat.
Bij het verlenen van het mandaat wijst het bevoegd gezag (college of burgemeester) in de meeste gevallen het afdelingshoofd aan als gemandateerde. Voor een aantal bevoegdheden is het mandaat alleen verleend aan de algemeen directeur. Het is aan het bevoegd gezag om de mogelijkheid van submandaat te geven, maar de concrete invulling daarvan door aanwijzing van de bevoegde functionaris is voorbehouden aan de gemandateerde. . Ten behoeve van de overzichtelijkheid en daarmee de bruikbaarheid van dit document, wordt echter niet alleen de mogelijkheid van de submandaat benoemd (=de bevoegdheid van het betreffende bestuursorgaan), maar wordt deze ook ingevuld met de betreffende functionaris (=bevoegdheid van de (hoofd)gemandateerde).
Bij het uitoefenen van bevoegdheden in mandaat gaat het in de eerste plaats om vertrouwen. Het mandaterende bestuursorgaan moet kunnen vertrouwen dat een besluit wordt genomen dat het orgaan zelf ook zou hebben genomen. In het verlengde daarvan is de gemandateerde gehouden het bestuursorgaan actief, en zo mogelijk vooraf, te informeren in geval van bijzonderheden in een dossier die voor het bestuursorgaan van betekenis zijn of kunnen worden. Immers, ook in geval van in mandaat uitgeoefende bevoegdheden blijft het bestuursorgaan (politiek) verantwoordelijk.
Dat geldt vanzelfsprekend ook in geval van ondermandaat. In geval van ondermandaat verleend is aan een behandelend ambtenaar, past dat bij het niveau van zelfstandigheid en verantwoordelijkheid.
In geval van ondermandaat is het de taak van de ondermandaatgever om de ondergemandateerde op een juist gebruik van de gemandateerde bevoegdheden aan te spreken. De kaders daarvoor zijn vastgelegd in dit Algemeen mandaatbesluit en bijbehorende onderdelen, waaronder Interne instructie personeel.
Mandaat kan juridisch gezien alleen worden verleend voor het nemen van besluiten, niet voor het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een publiekrechtelijke rechtshandeling zijn.
Veelal worden echter ook bevoegdheden als het voeren van algemene correspondentie (noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling) of het bestellen van kantoorartikelen (privaatrechtelijke rechtshandeling) aan anderen dan het bestuursorgaan overgelaten.
Voor het voeren van correspondentie, het doen van mededelingen en dergelijke kan aan ambtenaren dus formeel geen mandaat worden verleend. Er is dan juridisch sprake van machtiging.
Gaat het om het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, dan wordt volmacht verleend in plaats van mandaat. In de Algemene wet bestuursrecht is vastgelegd dat de bepalingen omtrent mandaat van overeenkomstige toepassing zijn op machtiging en volmacht (artikel 10:12). Machtigingen en volmachten zijn ook in de bijbehorende mandaatlijsten opgenomen.
Hoofdstuk 2
Artikel 3.
Systeem mandaatbesluit, algemene kaders
Onderdeel van Algemeen mandaatbesluit