Art. 8 Verordening inrichting en werkwijze ambtelijke organisatie 2017 — Instructie voor de gemeentesecretaris

1.. De gemeentesecretaris staat, als eerste adviseur, het college en de burgemeester bij de uitoefening van hun taak terzijde. Deze verschaft hen alle nodige informatie, advies en bijstand. 2.. De gemeentesecretaris ondersteunt de burgemeester bij het bewaken van de rollen, de rolinvulling en de kwaliteit van de besluitvorming in het college. De gemeentesecretaris is hiervoor zelf verantwoordelijk in de fase van de voorbereiding. 3.. De gemeentesecretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college, hetgeen zich onder meer vertaalt in de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de agenda van de collegevergaderingen. De kwaliteit van de agenda heeft betrekking op de omvang van de agenda in relatie tot de beschikbare bespreektijd en de tijdigheid van toezending van stukken. Bij het opmaken van de agenda betrekt de gemeentesecretaris ook de urgentie van stukken die voortvloeien uit wettelijke termijnen of andere proceduretermijnen. 4.. De gemeentesecretaris is er verantwoordelijk voor dat een ambtelijk advies voldoet aan de in de besturingsfilosofie gestelde eisen en drukt dit uit door diens paraaf op het advies. 5.. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures. 6.. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat door het college genomen besluiten worden vastgelegd en dat een presentielijst van de vergaderingen van het college wordt bijgehouden. 7.. De gemeentesecretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur. 8.. Als hoofd van de ambtelijke organisatie is de gemeentesecretaris ook eindverantwoordelijk voor de tijdige, adequate en efficiënte uitvoering van de genomen bestuursbesluiten. Indien zich bij de uitvoering van besluiten problemen voordoen, bijvoorbeeld als deze besluiten onuitvoerbaar blijken, dan wel afgeweken lijkt te moeten gaan worden, wordt dit voorgelegd aan het college. 9.. De gemeentesecretaris rekent in de hoedanigheid als hoofd van de ambtelijke organisatie de continue ontwikkelingen van de ambtelijke organisatie tot diens zorg en is hierop met de overige leden van het AMT aanspreekbaar. De gemeentesecretaris draagt tevens de verantwoordelijkheid voor de professionaliteit van de adviezen van de ambtelijke medewerkers. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de ambtelijke medewerkers als professionals, vanuit hun eigen deskundigheid, het college adviseren waarbij zij de politiek-bestuurlijke context in acht nemen. 10.. De gemeentesecretaris draagt als voorzitter van het AMT zorg voor de afstemming en integratie van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken. 11.. Omwille van de eenheid van de organisatie heeft de centrale leiding de eindverantwoordelijkheid voor de gehele organisatie. De rol van de centrale leiding wordt niet alleen door de gemeentesecretaris vervuld, maar door het collectief van het AMT. De centrale leiding heeft een sturende rol in het bevorderen van de eenheid van de organisatie. 12.. De gemeentesecretaris wordt bij diens afwezigheid vervangen door de door het college aangewezen loco-secretaris.

Rechtspraak bij dit artikel