We onderscheiden twee rollen. De rol van budgethouder en de rol van budgetbeheerder. Deze rollen kunnen in één persoon verenigd zijn. In tabel 1 is voor de budgethouder en de budgetbeheerder aangegeven aan welke regels ze zich moeten houden.
Regel
Budget- houder
Budget- beheerder
houdt de financiële administratie op de hoogte van wijzigingen van zijn budgetbeheerders
V
tekent opdrachtbevestigingen van budgetbeheerders als de opdracht groter is dan € 50.000
V
meldt budgetoverschrijdingen van meer dan € 50.000 aan de concernopdrachtgever
V
hanteert het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Berkelland
V
V
verstrekt de financiële administratie informatie over welke inkomsten wanneer worden verwacht
V
V
verstrekt de financiële administratie informatie over in welke maanden grote uitgaven worden verwacht
V
V
zorgt dat een factuur op het juiste grootboeknummer wordt geboekt
V
V
zorgt ervoor dat alle investeringen die op de investeringslijst staan voordat ze gebruikt kunnen worden via een collegevoorstel worden geactiveerd
V
V
zorgt bij elke aankoop voor een opdrachtbevestiging. Bij voorkeur door een getekende brief, als alternatief is ook een opdrachtbevestiging per email mogelijk
V
zorgt ervoor dat inkoopcontracten op de voorgeschreven manier gearchiveerd worden
V
controleert bij een factuur of het gefactureerde goed of de gefactureerde dienst geleverd is
V
controleert bij een factuur of de gefactureerde prijs klopt met de prijs op de opdrachtbevestiging
V
zorgt in overleg met de budgethouder voor vervanging bij langdurige afwezigheid zodat facturen tijdig betaald worden.
V
zorgt ervoor dat betaalopdrachten tijdig betaalbaar worden gesteld
V
meldt budgetoverschrijdingen van meer dan € 10.000 direct aan de budgethouder
V