Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder Inkoop is verantwoordelijk voor Inkoop. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid.
Team Inkoop heeft een adviserende, signalerende, coördinerende, faciliterende, maar ook een kaderstellende taak.
Elk gemeentelijk organisatieonderdeel kan advies vragen aan team Inkoop over inkoop en aanbesteden. Indien de capaciteit van de betreffende directie of afdeling te beperkt is om een aanbestedingstraject volledig zelfstandig uit te voeren, stelt team Inkoop hulpmiddelen zoals sjablonen, conceptcontracten etc. beschikbaar ter ondersteuning. Wanneer externe ondersteuning nodig blijkt, vervult team Inkoop de makelaarsfunctie.
Het vragen om ondersteuning is niet vrijblijvend. Elke inkoop (voor éénmalige opdracht of contract over meerdere jaren) van een dienst, levering of werk met een totaalbedrag van € 25.000,- of hoger, dient met een digitaal meldingsformulier te worden aangemeld bij het team Inkoop. Europese aanbestedingsprocedures dienen altijd ondersteund te worden door team Inkoop. Naast het bieden van ondersteuning op basis van de melding wordt op deze manier het overzicht over de gemeentelijke inkoopfunctie behouden en wordt de rechtmatigheid beter geborgd.
Tevens kan team Inkoopondersteuning bieden bij de publicatie van subsidietenders, waarbij organisaties worden geselecteerd voor de toekenning van subsidiebeschikkingen.
Subsidietenders vallen buiten de directe werking van de Aanbestedingswet, maar onder de Algemene Wet Bestuursrecht.
Periodiek toetst team Inkoop in samenwerking met team Interne Controle van de Concernstaf vooruitlopend op de accountantscontrole, de naleving van dit beleid door:
toetsing van aanbestedingsdossiers;
toetsing van inkopen met gegevens uit de crediteurenadministratie.
Gezamenlijk optreden naar de markt
De Gemeente Breda is één entiteit. Team Inkoop adviseert in samenspraak met de afzonderlijke directies over de te volgen inkoopstrategie. Uitgangspunt in de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 is dat opdrachten van gelijksoortige producten, diensten of werken niet onnodig samengevoegd worden, tenzij de samenvoeging helder wordt gemotiveerd in de aanbestedingsstukken. Dit met het oogmerk om opdrachten toegankelijk te maken voor alle marktsegmenten. Bij samenvoeging dient de opdracht in meerdere percelen te worden opgedeeld, tenzij dit niet passend is, hetgeen dan helder onderbouwd wordt.
Er wordt zoveel mogelijk gestreefd naar het afsluiten van gemeente brede raamcontracten op basis van de bij de aanbesteding bepaalde perceelindeling. Indien nodig kunnen individuele (specifieke) wensen van directies tot uiting komen in aparte percelen. Het afsluiten hiervan is nadrukkelijk geen doel, maar een middel om doelmatigheid en (administratieve) efficiëntie te realiseren. Het team Inkoop coördineert de eventuele clustering. Bij gezamenlijk optreden zijn de afzonderlijke gemeentelijke onderdelen verplicht zich te committeren aan de uitkomst.
Vanzelfsprekend maakt ook doelmatigheid onderdeel uit van de gekozen inkoopstrategie, zowel voor de ondernemers als voor de gemeente.
Kennisuitwisseling
Inkoopsynergie beperkt zich niet alleen tot het gezamenlijk optreden richting de markt. Zowel binnen de Gemeente Breda als in regionaal verband betekent het ook het streven naar gezamenlijke ontwikkeling en professionalisering. Om dit te bereiken is actief gezocht naar mogelijkheden om kennisuitwisseling te realiseren. Deels wordt dit gefaciliteerd middels interne cursussen, procedures en organisatorische regelingen, maar een groot deel moet voortkomen uit de houding en het gedrag van de Bredase ambtenaren: de bereidheid tot samenwerking en kennisdeling en het nemen van verantwoordelijkheid van de eigen rol.
Regionale inkoopsamenwerking
Naast gemeente brede samenwerking, zoekt de Gemeente Breda ook actief naar regionale inkoopsamenwerking. De samenwerkingsverbanden tussen de Provincie, de gemeenten Den Bosch, Eindhoven, Helmond, Tilburg en Breda (gezamenlijk de ‘B6’) en tussen de verschillende West-Brabantse gemeenten zijn hier concrete voorbeelden van. Ook kan door Breda op ad-hoc basis de samenwerking gezocht worden met één of meerdere gemeenten binnen of buiten de regio voor de Inkoop van specifieke producten of diensten.
Breda positioneert zich als centrumstad voor West-Brabant en speelt deze rol graag en krachtig om zo een herkenbare bijdrage te leveren aan de versterking van de samenwerkings- agenda’s van Brabant. De inkoopsamenwerking tussen de Gemeente Breda met gemeenten uit de Regio West-Brabant richt zich naast het gezamenlijk inkopen en aanbesteden waar mogelijk, op het delen van kennis en vaardigheden en het gezamenlijk optrekken waar het ontwikkelingen betreft op het gebied van inkoop en aanbesteden.
Hoofdstuk 6
Artikel 6.3
Verantwoordelijken
Onderdeel van Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Breda 2017