Een groot deel van de inkoopactiviteiten is in het kader van integraal management decentraal belegd. Om de professionaliteit en kwaliteit van de inkoopactiviteiten te borgen, kiest de Gemeente Breda ervoor om een standaardwerkwijze te ontwikkelen op het gebied van inkoop en aanbesteden. Deze werkwijze is vastgelegd in het Inkoop- en Aanbestedingsreglement met daarin opgenomen eenduidige procedures, richtlijnen en hulpmiddelen voor het inkopen van leveringen, diensten of werken. Naast standaard werkwijzen wordt actief ingezet op het digitaliseren van het inkoopproces.
De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 stelt het gebruik van TenderNed 1 TenderNed is het online marktplein waar aanbestedende diensten en ondernemingen elkaar vinden. Alle aanbestedende diensten publiceren hier hun opdrachten voor diensten, leveringen en werken, zowel nationale als Europese aanbestedings- procedures.per 1 juli 2017 verplicht voor de publicatie van Europese en nationale aanbestedingsprocedures. Het team Inkoop gaat nog een stap verder door het gebruik van het aanbestedingsplatform Negometrix waarmee het gehele aanbestedingsproces wordt ondersteund, ook voor enkel- en meervoudig onderhandse aanbestedingen.
Om openheid, zakelijkheid en objectiviteit te dienen, wordt ook op het gebied van informatiesystemen standaardisatie nagestreefd. Informatie over lopende contracten, inkoopvolumes en facturenstromen worden op eenduidige wijze geregistreerd en toegankelijk gemaakt. Daartoe gebruikt team Inkoop een contractbeheersysteem. Ook wordt jaarlijks een analyse gemaakt van de uitgaven van de Gemeente Breda (analyse van de inkoopfactuurgegevens). De uit de registraties gegenereerde informatie vormt input voor inkoop controlrapportages, planning, advisering, signalering en prioritering van aan- bestedingstrajecten.
Hoofdstuk 6
Artikel 6.4
Hanteren van een standaardwerkwijze
Onderdeel van Inkoop- en Aanbestedingsbeleid gemeente Breda 2017