De beheerder stelt jaarlijks een overzicht vast over het door hem uitgevoerde beheer van archiefbescheiden. Het overzicht geeft een actueel en volledig inzicht in de volgende aspecten van het beheer:
de gehanteerde processen en procedures;
de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden;
de aanwezige archiefbescheiden, inclusief beschrijving, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarin zij gevormd zijn, de onderlinge relatie(-s), de bewaartermijnen en de gebruiktebeheerapplicatie(-s);
verbeterpunten en verbeterplannen;
geplande overbrengingen.