1. De secretaris of diens plaatsvervanger draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, een verslag en een besluitenlijst van de vergadering.
2. Het ontwerpverslag en de ontwerpbesluitenlijst van de voorgaande vergadering worden, zo mogelijk, aan de leden van het algemeen bestuur toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep. Het ontwerpverslag en de ontwerpbesluitenlijst worden gelijktijdig aan de overige personen die het woord gevoerd hebben, toegezonden.
3. De leden en de secretaris of diens plaatsvervanger hebben het recht een voorstel tot verandering aan het algemeen bestuur te doen, indien het ontwerpverslag of de ontwerpbesluitenlijst onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor de aanvang van de vergadering bij de secretaris of diens plaatsvervanger te worden ingediend.
4. Het ontwerpverslag bevat tenminste:
de namen van de ter vergadering aanwezige leden, de secretaris of diens plaatsvervanger, alsmede van de leden die afwezig waren en overige personen die het woord gevoerd hebben;
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
een zakelijke samenvatting van het besprokene met vermelding van de namen van de aanwezigen die het woord voerden;
een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de leden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de leden die zich overeenkomstig de Gemeentewet van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist;
de tekst van de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde, moties, amendementen en subamendementen;
bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 21 door het algemeen bestuur is toegestaan deel te nemen aan de vergadering.
5. Aan de hand van het verslag wordt een ontwerpbesluitenlijst opgesteld. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de ontwerpbesluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt
6. Het verslag en de besluitenlijst worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld, waarna deze door de voorzitter en de secretaris of diens plaatsvervanger worden ondertekend.
7. Met uitzondering van lid 4, onder d, en e, lid 5 en 6, geldt dit artikel ook voor verslagen van voorbereidende sessies.
Hoofdstuk › Paragraaf
Artikel 15.
Verslag en besluitenlijst
Onderdeel van Reglement van orde van het algemeen bestuur van de bestuurscommissie West