Het bevoegd gezag stelt de beoordeling, al dan niet aangepast, vast. Het vaststellen geschiedt door ondertekening van het definitieve jaargesprekformulier door de leidinggevende, of, indien die leidinggevende zelf daartoe niet bevoegd is, door de eersthogere leidinggevende die bevoegd is op grond van het Algemeen Bevoegdhedenbesluit gemeente Amersfoort.
De medewerker ontvangt een afschrift van het ondertekende jaargesprekformulier. Op het formulier staan de mogelijkheden van bezwaar en beroep in de zin van de Algemene Wet Bestuursrecht vermeld.
Het college is bevoegd tot de behandeling van de bezwaarschriften. Het stelt het bezwaar onmiddellijk voor advies in handen van de in hoofdstuk 24b ARGA genoemde commissie.
Het ondertekende jaargesprekformulier wordt opgenomen in het (gedigitaliseerde) personeelsdossier.