Bij gelijktijdige aanlevering door burgers en andere externe relaties van papieren poststukken en digitale versies van die documenten worden de papieren documenten als de originele archiefexemplaren beschouwd. De digitale versies worden als kopieën beschouwd.
Bij gelijktijdige aanlevering door burgers en andere externe relaties van een papieren poststuk en digitale versies van dat document, dient er digitaal één volledig identiek archiefexemplaar (inclusief bijlagen) van het document te worden aangeleverd. De bestandsformaten van deze archiefexemplaren dienen te voldoen aan de wettelijke eisen die bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats worden gesteld aan archiefbescheiden.
De senior BUDIM is bevoegd om te bepalen dat andere formaten toegestaan zijn.
De senior BUDIM zorgt dat een volledig overzicht van toegestane bestandsformaten op de internet- en intranetsite van de gemeente gepubliceerd wordt.
De burger of de externe relatie is er voor verantwoordelijk dat de poststukken en hun digitale archief- en andere kopieën volledig en identiek zijn en voorzien zijn van een “vrachtbrief”, zodat controle van de volledigheid mogelijk is.
De aanlevering van digitale kopieën van ingekomen poststukken wordt alleen toegestaan op CD-ROM of DVD-ROM.
Bij ontvangst van een papieren poststuk, dat voorzien is van een digitale kopie, wordt de inhoud van de CD-ROM/ DVD-ROM door de afdeling Middelen, cluster ICT/ systeembeheer ingelezen en aan de cluster BUDIM beschikbaar gesteld voor registratie.
Voor registratie controleert BUDIM de digitale kopie op de CD-ROM of DVD-ROM aan de hand van de “vrachtbrief” op volledigheid. BUDIM controleert niet of de digitale kopieën ook identiek zijn aan de originele papieren documenten.
Als de documenten niet compleet zijn, stuurt BUDIM de afzender hiervan bericht met daarin een vermelding van de ontbrekende bestanden.
Bestanden die niet alleen voor archivering bedoeld zijn worden door BUDIM ook in het oorspronkelijke bestandsformaat aan de behandelende afdeling ter beschikking gesteld.
Bij registratie en vastlegging van de digitale versies worden deze geconverteerd naar het PDF-formaat.
De CD-ROM’s/ DVD-ROM’s met de oorspronkelijke digitale documenten worden direct na binnenkomst bij BUDIM op volgorde van registratienummer opgeborgen en na drie jaar vernietigd.
Artikel 8.
Bijzondere regels voor de aanlevering van digitale kopieën van ingekomen poststukken
Onderdeel van Reglement voor het gebruik van e-mail en andere vormen van elektronisch berichtenverkeer