Om de voorschriften naar behoren te kunnen uitvoeren is een efficiënte en effectieve registratie noodzakelijk. De noodzaak om te registreren is gebaseerd op een aantal argumenten:
1.Het bewijsargument.
Door een stuk te registreren kan worden vastgesteld of dit stuk is ontvangen of opgemaakt, dat het stuk bestaat of heeft bestaan en vanaf welk moment het tot het archief behoort.
Vraagt een afzender naar de afhandeling van zijn verzoek, klacht of mededeling, dan kan worden nagegaan of zijn brief echt is binnengekomen.
2.Het ordeningsargument.
Stukken zijn dragers van gegevens. Zij worden bewaard om wat erin staat. Door de inhoud (in verkorte vorm) te registreren kan het stuk (snel) worden gelokaliseerd, hetzij bij de behandelende afdeling, hetzij in het archief.
3.Het controleargument.
Door de registratie van een stuk is het mogelijk controles uit te voeren, zoals op verblijfplaats, voortgang en afdoening van stukken, en daar zonodig verandering in te brengen. Hierdoor kan het proces van behandeling van taken worden gestuurd.
Tijdige afdoening van stukken is niet alleen gewenst uit het oogpunt van behoorlijk bestuur, vaak zijn er ook wettelijke termijnen waaraan de overheid is gebonden. Het systeem biedt tevens een veiligheidsklep in het geval dat een ambtenaar langdurig afwezig is of dat het stuk eenvoudigweg te lang blijft liggen.
4.Het overzichtsargument.
De postregistratie geeft een overzicht van archiefstukken los van hun uiteindelijke ordening.
Een overzicht van de behandelende post kan inzicht geven in de administratieve organisatie van de organisatie. Ook kan het een indicatie geven over werkbelasting en knelpunten in de diverse behandelende afdeling: managementinformatie.
5.Het toegankelijkheidsargument.
De toegankelijkheid van het stuk in het archief wordt door het scheppen van meer ingangen in het registratiesysteem sterk vergroot.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies