**1..** De documenten dienen zodanig te worden geregistreerd, dat van elk document het volgende kan worden vastgesteld:
De inhoud, structuur en vorm voor zover nodig voor de uitvoering van een bepaald werkproces;
De datum van ontvangst, opmaak of verzending van het document;
De afzender of vervaardiger van het document;
De taak of handeling waarop het document betrekking heeft;
De samenhang met de andere door de organisatie ontvangen en opgemaakte documenten;
De status en het ontwikkelingsstadium van het document.
**2..** De kenmerken dienen zodanig te worden vastgelegd, dat met behulp ervan de documenten op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.