Uiterlijk twee weken van te voren geeft de direct leidinggevende aan de ambtenaar het functioneringsformulier, waarop de voor de ambtenaar van toepassing zijnde competenties en bijbehorende ontwikkelstappen zijn ingevuld. Ter voorbereiding op het gesprek vullen zowel de direct leidinggevende als de ambtenaar apart van elkaar het functioneringsformulier in concept in. Op basis van beide ingevulde functioneringsformulieren wordt het functioneringsgesprek gevoerd.