In de planontwikkeling van een project (gebiedsontwikkeling (grondexploitatie), vastgoedontwikkeling (een gebouw) of een complex infrastructureel werk), al dan niet in samenwerking met derden (zie artikel 20) wordt de volgende fasering gehanteerd (projectmatig werken):
Beoordeling ruimtelijk-fysieke initiatieven (verder Startfase):
in deze fase worden ruimtelijk-fysieke initiatieven beoordeeld onder verantwoordelijkheid het hoofd van de afdeling RO. De fase resulteert in een startdocument op basis waarvan besloten wordt om tot de initiatieffase over te gaan.
Initiatieffase:
eerste fase van het proces “Ontwikkelen en realiseren van Ruimtelijk - Fysieke initiatieven” zoals onder verantwoordelijkheid van het Ontwikkelbedrijf wordt uitgevoerd. Het betreft de voorbereiding (op basis van een startdocument) van een project die resulteert in een projectopdracht en een business case (globale financiële analyse).
Definitiefase:
zekerheid krijgen over resultaat en haalbaarheid van het project. Eindproducten zijn een projectprogramma en een globale exploitatieopzet (haalbaarheidsstudie).
Ontwerpfase:
oplossing (ontwerp) creëren die voldoet aan de vooraf gestelde eisen. Eindproducten zijn een projectontwerp en een definitieve (gedekte) exploitatieopzet.
Voorbereidingsfase:
inzicht krijgen in de uitvoering van het ontwerp; resulteert in een realisatieplan.
Realisatiefase:
realisatie van afgesproken resultaat conform de vastgestelde werkwijze. De fase wordt afgesloten met een nacalculatie.
Afrondingsfase:
(administratieve fase, onderdeel van de realisatiefase) indien 90% van de werkzaamheden zijn afgerond en er geen grote risico’s meer aanwezig zijn, wordt er een restexploitatie geopend. De fase wordt afgesloten met een (definitieve) nacalculatie.
Nazorgfase:
de fase wordt afgesloten met een overdrachtsdocument (nazorgplan) waarmee het project wordt overgedragen aan de verantwoordelijke beheersafdeling. Openbare gronden aan Openbare Werken en restgronden die overgeboekt worden naar afgesloten exploitaties c.q. verspreid liggende gronden.
Beheersfase: vindt niet plaats binnen het Ontwikkelbedrijf. Betreft o.a. openbare gronden die overgedragen zijn aan Openbare Werken.
Iedere fase wordt afgesloten met een beslisdocument. Op basis van het beslisdocument wordt door het bevoegde bestuursorgaan een go/no go beslissing genomen voor de volgende fase en wordt door het college budget c.q. door de raad krediet toegekend voor de volgende fase. Bij het beslisdocument wordt een overzicht gevoegd van de kosten van de af te sluiten en voorgaande fasen. Zo mogelijk wordt een doorkijk gegeven van de nog te maken voorbereidingskosten tot de realisatiefase.
Uitgangspunt is dat (fasen van) projecten voor rekening en risico van het Ontwikkelbedrijf worden uitgevoerd zodra deze door het hoofd Ontwikkelbedrijf zijn geaccepteerd (“aangenomen”) en de middelen (voorbereidings)kredieten beschikbaar zijn gesteld. Kosten die tot en met de ontwerpfase (vaststelling exploitatieopzet) worden gemaakt worden in de exploitatieopzet meegenomen en gedekt. Indien het project niet doorgaat komen alle in de reeds uitgevoerde fases gemaakte kosten ten laste van de initiërende afdeling c.q. Algemene Dienst.
Aan de fasering van de projecten is een administratieve indeling gekoppeld die gerelateerd is aan het toegekende krediet.
Dit leidt tot het volgende overzicht:
Projectfacering
Administratieve indeling van de complexen
Krediet
Startfase (1e en 2e gedeelte)
Toekomstige Exploitatie
Kosten 1e gedeelte. t.l.v. algemene middelen; 2e gedeelte apart financieel verantwoorden
Initiatieffase
Toekomstige Exploitatie
Voorbereidingkrediet. Indien het project geen doorgang vindt komen de projectkosten ten laste van de algemene middelen
Definitiefase
Ontwerpfase
Voorbereidingsfase
Exploitatie in voorbereiding
Voorbereidingskrediet. Indien het project geen doorgang vindt komen de projectkosten ten laste van de algemene middelen.
Realisatiefase
Afrondingsfase
Exploitatie in uitvoering
Restexploitaties
Gedekt krediet op basis van de vastgestelde exploitatieopzet
Nazorgfase
Afgesloten exploitaties
Niet van toepassing
Bij de afsluiting van een project (nazorgfase) worden de openbare gronden uitgebracht naar de algemene dienst (Openbare Werken). Eventuele restpercelen (bouwgrond) worden overgeheveld naar het complex afgesloten exploitaties. Er wordt een nacalculatie opgesteld en ter vaststelling voorgelegd aan het college. Indien de afsluiting leidt tot een kredietaanpassing wordt deze ook voorgelegd aan de raad.
de definitieve afsluiting worden eventuele restpercelen overgeheveld naar het complex verspreid liggende gronden (niet openbare c.q. bouwrijpe grond).
Indien tussentijds de kaders van de planontwikkeling fundamenteel wijzigen, wordt de oude projectfase financieel afgesloten middels een beslisdocument inclusief nacalculatie. Daarbij wordt voorgesteld of het project geheel wordt gestopt of eventueel een doorstart wordt gemaakt voor een nieuw plan. Besluitvorming over deze nacalculatie geschiedt door het bestuursorgaan dat opdracht heeft verstrekt voor deze fase.
Eigendommen zoals strategisch bezit, overige eigendommen, die geen (beleids)functie meer hebben en restpercelen worden verantwoord in verspreid liggende gronden. Overboeking naar een project vindt plaats bij de start van de realisatiefase. Gerichte aankopen in de initiatief-, definitie-, ontwerp- en voorbereidingsfase worden direct op de betreffende exploitatie verantwoord.
Hoofdstuk
Artikel 10
Projecten/exploitaties, algemene bepalingen
Onderdeel van Beheersverordening ontwikkelbedrijf 2009