Art. 4.3 Evenementenbeleid (met als onderdeel het regionaal kader evenementen) Rijssen-Holten 2016 — Beschrijving traject multi-advisering

Nr. Onderdeel Door wie moment voorafgaande datum evenement 7. Multi-overleg, onderscheid in nieuwe en bestaande evenementen. Nieuw evenement 1e overleg gericht op doornemen concept stukken samen met organisator. 2e overleg gericht op afstemmen risico’s t.b.v. advies aan de hand van definitieve stukken. Bestaand evenement Overleg gericht op afstemmen risico’s t.b.v. advies en gesprek organisator VRT samen met gemeente en organisatie. 10 weken voorafgaande het evenement. 8 weken voorafgaande het evenement. 10 weken voorafgaande het evenement. 8.a Risicoprofiel opstellen. VRT, samen met medewerker Vergunningen/AOV’er. Uiterlijk 10 werkdagen na ontvangst definitieve stukken. 8.b. Multi-advies opstellen. VRT. Uiterlijk 10 werkdagen na ontvangst definitieve stukken. Nieuwe evenementen: 6 weken. Bestaande evenementen: 7 weken. 9. Lezen concept multi-advies. VRT. Uiterlijk 10 werkdagen na ontvangst definitieve stukken. 10. Versturen multi-advies. VRT. Uiterlijk 10 werkdagen na ontvangst definitieve stukken. 4.3.1. Werkwijze advisering Algemeen Iedere discipline adviseert vanuit haar eigen rol en verantwoordelijkheden en maakt daarbij gebruik van de aanwezige kennis en ervaringen. Adviezen, behoudens de standaard algemene adviezen, zijn maatwerk en toegesneden op de realistisch te verwachten risico’s van het evenement. Specifieke informatie over het evenement, zoals een situatietekening of tenttekening, zijn hiervoor wel randvoorwaardelijk. Werkwijze multi-overleg Bij het opstellen van het multi-advies wordt onderscheid gemaakt tussen evenementen waarvoor eerder een multi-advies is opgesteld en nieuwe evenementen. Voor de bekende evenementen wordt 1 multi-overleg gevoerd van 2 uur. Waarin het eerste uur de gemeente en hulpdiensten bij elkaar komen en het evenement voorbespreken. Bij het tweede deel van het overleg sluit de organisatie aan en worden de risico’s en de getroffen/te nemen maatregelen besproken. Door de gemeente wordt al een eerste beoordeling op de ingediende stukken gedaan, zodat in principe met volledige informatie het overleg gestart wordt. De gemeente kan deze beoordeling doen aan de hand van o.a. het verslag van het multi-overleg van vorig jaar. Bij nieuwe evenementen wordt er gewerkt met 2 overleggen. Een overleg zo spoedig mogelijk na de ontvankelijkheidstoets. In dit overleg worden de stukken paginagewijs doorgenomen met de organisatie en worden indien nodig adviezen gegeven hoe de stukken te verbeteren. Dit als service richting de organisatie. De organisatie krijgt dan de tijd stukken aan te passen. Vervolgens komt er nog een overleg waarin de definitieve stukken worden besproken en de daadwerkelijke risico-afstemming plaatsvindt. De multi-overleggen worden gepland en voorgezeten door de Coördinator Evenementen van Veiligheidsregio Twente, onder hiermee de verantwoordelijkheden van de gemeente als regiefunctionaris over te nemen. Tevens worden de verslagen door de coördinator gemaakt. Aan het einde van het jaar wordt voor de jaarlijks terugkerende grootschalige risico- evenementen een multidisciplinair overleg in het aankomende jaar met de adviesgroep ingepland. Dit wordt gedaan door de Coördinator Evenementen. Door deze overleggen vroegtijdig in te plannen wordt het probleem van overvolle agenda’s om te kunnen overleggen ondervangen. Verstrekken adviezen De adviezen worden door de adviseur van de betreffende hulpdienst (bij mono-adviezen) of door de Coördinator Evenementen (bij multi-adviezen) verstuurd naar de behandeld ambtenaar. De medewerker Vergunning is verantwoordelijk voor het afstemmen van het advies met de burgemeester. Multi-advies format Bij het opstellen van het multi-advies wordt gebruik gemaakt van een vast format. Het format kent de volgende opzet: Inleiding Risico inventarisatie Advies Bijlagen De adviseurs van de hulpdiensten stellen het multi-advies samen met de Coördinator Evenementen van Veiligheidsregio Twente op. Bij het opstellen van het risicoprofiel dat de basis is voor het advies, wordt de gemeente betrokken zodat zij op de hoogte is van de veiligheids- en gezondheidsrisico’s bij het betreffende evenement.

Rechtspraak bij dit artikel