De aanvraag voor een buitenlandse dienstreis wordt ingediend door de leidinggevende van de medewerker die de dienstreis gaat maken en bevat ten minste:
de namen van de deelnemers;
het doel en de functionaliteit van de dienstreis;
een financiële dekking;
eventueel aanwezige privé-elementen.
Het college van burgemeester en wethouders dient voorafgaand aan een buitenlandse dienstreis toestemming te verlenen, tenzij het betreft:
een dienstreis naar een Europese instelling of
een dienstreis op minder dan 500 kilometer van de gemeentegrens van Maastricht.
Een buitenlandse dienstreis waarbij een privé-element aanwezig is, wordt vooraf getoetst op fiscale toelaatbaarheid.
De werkelijk gemaakte kosten van een buitenlandse dienstreis komen voor vergoeding in aanmerking , voor zover deze naar het oordeel van het college redelijk zijn.
De medewerker die de buitenlandse dienstreis maakt, stelt achteraf een reisverslag op voor zijn leidinggevende dat ten minste bevat:
het doel van de reis in relatie tot het vakgebied;
de namen van de deelnemers;
een zakelijke beschrijving van het reisprogramma;
de resultaten of leerdoelen van de reis en de betekenis ervan voor de organisatie;
met welke ambtenaren of bestuurders deze resultaten of leerdoelen zijn besproken.
Een dienstreis die in Nederland is begonnen en waarbij het reisgedeelte buiten Nederland beperkt is, wordt voor de toepassing van deze regeling aangemerkt als een dienstreis binnen Nederland.
Artikel 4
Buitenlandse dienstreis
Onderdeel van REGELING REIS- EN VERBLIJFKOSTENVERGOEDING GEMEENTE MAASTRICHT 2016