Het kan gebeuren dat meerdere aanvragen voor het houden van een evenement worden ingediend voor dezelfde locatie, datum en tijd. We spreken dan over samenlopende aanvragen. Dat wil nog niet direct zeggen dat deze evenementen niet gelijktijdig door kunnen gaan. Dat is pas het geval als deze evenementen elkaar negatief beïnvloeden. Denk bijvoorbeeld aan objecten die op dezelfde plaats gepland zijn, evenementen die thematisch niet bij elkaar passen of waarvan de geluidsniveaus of muziekstijlen elkaar beïnvloeden. In dat geval spreken we over concurrerende aanvragen.
Bij samenlopende aanvragen dient de burgemeester te besluiten of de betreffende evenementen zonder problemen vergund kunnen worden. Is dat het geval, dan kunnen zij alle in hun geplande vorm doorgaan. De burgemeester kan, om tot zijn besluit te komen, desgewenst advies vragen van een externe adviseur.
In situaties waarin vergunningaanvragen worden gedaan voor samenlopende evenementen die potentieel concurrerend zijn, wordt aan de hand van het door de burgemeester vastgestelde “Afwegingskader en procedureregels samenlopende aanvragen voor evenementen” (zie bijlage 4) bepaald welk evenement voorrang krijgt. In dit afwegingskader toetst de burgemeester de aanvragen van samenlopende evenementen aan de hand van acht stappen, waarbij na elke stap aanvragen kunnen afvallen. Onder andere een eventuele vooraankondiging, een onderzoek naar mogelijkheden voor samenwerking en pakket van activiteiten spelen daarin een rol.
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.4
Samenlopende aanvragen voor dezelfde locatie
Onderdeel van Toetsingskader voor evenementenvergunningen