In het Reglement van Orde uit 2008 was onder artikel 7 opgenomen dat de voor akkoord geparafeerde stukken aan de besluitenlijst werden toegevoegd. De huidige praktijk is dat in Rijswijk de administratieve besluitvormingsprocedure gehanteerd wordt. Feitelijk is dat een parafenbesluit. Deze werkwijze was tot nu toe niet in voldoende mate in het reglement uitgewerkt. Een parafenbesluit is een concept-besluit dat door de leden van het college van (digitale) parafen wordt voorzien, waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd.
Als hiervan gebruik gemaakt wordt, is de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang
(LJN-nr. AH9850, zaaknr. 200200757/1). In deze uitspraak is bepaald dat doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, deze wijze van besluitvorming bekend gemaakt dient te zijn. Dat kan op grond van het reglement of op grond van een bekendgemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een vergadering van het college de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit genomen is.
Om een discussie over een eventueel onbevoegd genomen parafenbesluit uit te sluiten, is artikel 11 aan het reglement toegevoegd. Als sprake is van een spoedgeval (lid 1) dan zal het betreffende voorstel als eerste door de gemeentesecretaris geparafeerd moeten worden. Dit maakt de weg vrij om de bijbehorende procedure in werking te zetten. In lid 2 is bepaald wanneer een concept-besluit is aan te merken als een parafenbesluit. Daarbij is ervoor gekozen dat een meerderheid van het college (de helft + 1) geparafeerd moet hebben omdat over het voorstel geen beraadslaging plaatsvindt. In lid 4 wordt expliciet geregeld wanneer een parafenbesluit genomen is.
Artikel 11