De Archiefwet 1995, art. 7 biedt de zorgdrager, het dagelijks bestuur, de bevoegdheid om papieren archiefbescheiden te vervangen door digitale reproducties. Daarvoor moet een Besluit Vervanging genomen worden door de zorgdrager, op basis van een onderliggend handboek vervanging zoals dit document. Door het nemen van dit besluit, krijgen de digitale reproducties de status van originele archiefbescheiden volgens de Archiefwet 1995.
Conform het Archiefbesluit 1995, artikel 6, mag vervanging enkel plaatsvinden wanneer de juiste en volledige weergave van de in de vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens is gewaarborgd. Dit handboek voorziet hierin.
Dit handboek dient minimaal te voldoen aan Archiefregeling 2009, artikel 26b, waar het de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden betreft. Om continue de kwaliteit van het vervangingsproces te waarborgen is het uitgangspunt in Haarlem dat deze eisen ook worden gehanteerd voor de vervanging van op termijn te vernietigen archiefbescheiden. De aspecten benoemd in artikel 26b van de regeling, zijn geborgd in dit handboek.
1.1 Gemeente Zandvoort
Specifiek voor de gemeente Zandvoort gelden de Archiefverordening 2013 (2012/06/001658) en het Besluit Informatiebeheer 2013 (2012/07/001932). Conform de Archiefverordening van de gemeente Zandvoort (art. 7) stelt het college voor het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen voorschriften vast. Daartoe dient het Besluit Informatiebeheer. Hierin is opgenomen dat als beheereenheid verantwoordelijk voor de informatievoorziening de gehele gemeentelijke organisatie is aangewezen (art. 8) waarbij de gemeentesecretaris is belast met het beheer van de informatie van de gemeente (art. 9). Concreet, met betrekking tot het Besluit Vervanging, stelt het Besluit Informatiebeheer in artikel 27 dat een positief advies van de gemeentearchivaris hiertoe is vereist. Dit advies van de gemeentearchivaris heeft de gemeente Zandvoort op basis van voorliggend handboek ontvangen en is bijgevoegd in bijlage O.
1.2 Gemeente Haarlem
Binnen de gemeente Haarlem is de verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer ambtelijk belegd bij het Hoofd Informatiebeheer, vastgelegd in en vastgesteld met het Haarlemse Besluit Informatiebeheer 2013 (2013/396079)[3]. De organisatorische eenheid belast met het informatie-beheer ondersteunt hierbij. Middels het Strategisch Informatie Overleg (SIO) dat twee keer per jaar plaatsvindt, zal afstemming over het informatiebeheer van zowel de gemeente Zandvoort als ook van de gemeente Haarlem plaatsvinden.
[3] Het Hoofd Informatiebeheer is degene die verantwoordelijk is voor de interne informatiehuishouding en belast is met het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; deze bevoegdheid is gemandateerd vanuit de beheerverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlem.
Artikel 2.