Het is van groot belang om in het kader van het Besluit Vervanging inzicht te verschaffen in een aantal aspecten van het vervangingsproces (hoofdstuk 4 van dit handboek) en zo verantwoording af te leggen over de wijze waarop vervanging plaatsvindt en welke aspecten en gegevens daarbij in acht genomen worden. De Archiefregeling 2009 geeft in artikel 26b aan over welke aspecten inzicht verschaft moet worden. Daarnaast is artikel 17 van belang voor de waarborging van context en authenticiteit van de archiefbescheiden.
1.1 Aspecten van het vervangingsproces
Het eerste lid van artikel 26b, AR 2009, vraagt om inzicht in de reikwijdte van het Besluit Vervanging, op welke organisatieonderdelen en welke categorieën archiefbescheiden heeft het betrekking. De reikwijdte is reeds in hoofdstuk 1.4 van dit handboek uiteengezet. Het betreft alle analoge archiefbescheiden door de gemeente Haarlem ontvangen of opgemaakt. Uitzonderingen zijn hierbij te formuleren, deze zijn benoemd in bijlage F bij dit handboek. Het handboek vervanging van de gemeente Haarlem betreft de analoge inkomende en uitgaande archiefbescheiden, alsook een klein deel van de interne bescheiden, die ingevolge de geldende selectielijst voor (permante en tijdelijke) bewaring in aanmerking komen. Alle overige archiefbescheiden zijn óf al digitaal van oorsprong (‘digital born’) en hoeven niet vervangen te worden óf zullen gedurende het selectieproces (zie Hoofdstuk 4.1 en bijlage A) uitgesloten worden van het vervangingsproces.
Artikel 26b (lid b, c, d en e) vraagt ook om het verschaffen van inzicht in de (scan-)apparatuur waarmee wordt vervangen en de gebruikte software, instellingen en gemaakte keuzes. Bijlage H geeft de details weer waar om wordt gevraagd en in combinatie met de scanprocedure in bijlage B inzicht in de manier waarop de gemeente Haarlem de reproducties in het kader van het vervangingsproces worden vervaardigd. Het proces van vernietiging binnen het vervangingsproces is beschreven in bijlage D (artikel 26b, lid g) en de kwaliteitsprocedures (artikel 26b, lid f en g) in bijlage E. De kwaliteitsborging op detailniveau is ook verwerkt in de verschillende procedures die het vervangingsproces kent (bijlage A, B, C, D en F). Gezien de gedetailleerdheid van sommige aspecten is de informatie hierover aldaar opgenomen en niet in het handboek zelf.
1.2 Context en authenticiteit
Naast artikel 26b is ook artikel 17 relevant in het kader van het Besluit Vervanging. Dit artikel betreft de context en authenticiteit van archiefbescheiden en geeft aan dat de zorgdrager hiervoor zorg draagt.
De inhoud, structuur en vorm bij het ontvangen of opmaken van archiefbescheiden is een belangrijk aspect, net zoals de samenhang met andere ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden (artikel 17, lid a en c). Binnen de gemeente Haarlem worden alle archiefbescheiden die geselecteerd zijn om het vervangingsproces te doorlopen geregistreerd in een centraal beheersysteem, waar bij rekening wordt gehouden met artikel 17. Gezien dit handboek de routinematige vervanging betreft van ‘nieuwe’ archiefbescheiden zal altijd bij de digitalisering van de analoge archiefbescheiden de context en authenticiteit worden vastgelegd en gewaarborgd door de bij dit handboek opgenomen procedures te doorlopen. Zo wordt de inhoud vastgelegd bij de registratie in het centrale systeem, wordt de structuur gewaarborgd door een relatie te leggen met de Zaaktypecatalogus en wordt de vorm ook geborgd in de registratie. Door de koppeling met een zaaktype wordt automatisch de samenhang vastgelegd met de taak van waaruit de archiefbescheiden zijn opgemaakt en ontvangen. Registatie en opname gebeurt zaakgericht (in onderlinge samenhang) en conform het vastgestelde Haarlemse metadataschema[4]. Door de registratie in het centrale beheersysteem en de digitale sporen die door het handelen van medewerkers achter worden gelaten in het systeem, is bekend wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het archiefbescheiden is ontvangen of opgemaakt (artikel 17, lid b). Ook de beheeractiviteiten worden geregistreerd (lid d). Door relaties tussen verschillende zaken vast te leggen, de relatie tussen een archiefbescheiden en een besluitvormingsproces te maken of een zaak te relateren aan een (object-)dossier wordt de context van een archiefbescheiden alleen maar verder opgebouwd gedurende de dynamische fase[5] van de archiefbescheiden.
Het centrale beheersysteem moet waarborgen dat de vervangen archiefbescheiden in hun digitale vorm duurzaam in goede geordende en toegankelijk staat bewaard worden. Het centrale document management systeem van de gemeente voldoet aan de NEN norm 2082. Meer informatie hierover is opgenomen in bijlage I Digitale beheeromgeving.
1.3 Intrinsieke waarde
Conform het Archiefbesluit 1995 (artikel 2, lid c en d) zal bij vervanging van archiefbescheiden rekening gehouden moeten worden met de waarde van de bescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de bescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Het is niet altijd aan het begin van een werkproces op voorhand te bepalen wat de archiefbestemming van de archiefbescheiden is (op termijn te vernietigen of permanent te bewaren) of welke cultuurhistorische waarde het bescheiden op termijn kan hebben. De gemeente Haarlem zal zich in het vervangingsproces vasthouden aan de landelijk geldende norm voor waardering en selectie[6]. De zogenoemde intrinsieke waarde van de inkomende analoge archiefbescheiden zal weinig voorkomen. Voor die gevallen waarin er aan ingekomen archiefbescheiden toch een dergelijke waarde is toe te kennen, zullen deze worden uitgesloten van het vervangingsproces[7]. Wel kunnen deze na selectie, digitalisering en registratie in een digitale vorm gebruikt worden binnen de digitale werkprocessen[8].
[4] De registratieprocedure is vastgelegd in bijlage C en het metadataschema is terug te vinden in bijlage L. Dit metadataschema voldoet aan het landelijke Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO 1.1)
[5] In het beheer van archiefbescheiden wordt veelal onderscheid gemaakt in drie fases, de dynamische fase, semi-statische fase en de statische fase. Meer informatie
[6] Voor meer informatie hierover, zie bijlage A. Selectieprocedure en bijlage L. Haarlems Metadataschema bij dit handboek.
[7] Zie voor de uitzonderingen óp het vervangingsproces en de van het vervangingsproces uitgezonderde archiefbescheiden bijlage F.
[8] Zie ook bijlage F over de uitzonderingen van én op het vervangingsproces.
Artikel 3.