Vanaf het moment dat het Besluit tot Vervanging van de gemeente Haarlem van kracht is op 1 januari 2018, geldt dat de digitale archiefbescheiden, de digitale scans, de originele archiefbescheiden worden en móeten de analoge archiefbescheiden vernietigd worden. Binnen de termijn dat vervangen archiefbescheiden daadwerkelijk vernietigd worden en daarmee vervangen, kan het voorkomen terug te moeten komen op eerder genomen beslissingen in het vervangingsproces. Een onvoorziene gebeurtenis, een aangepaste hotspotmonitor kunnen bijvoorbeeld leiden tot uitzonderingen van het vervangingsproces. Hoe hier mee om te gaan, is opgenomen in bijlage N. Wijzigingsprocedure. Hierin zijn ook de verantwoordelijkheden benoemd.
Ook kan het voorkomen dat er wijzigingen in de procedures, werkwijzen of andere aspecten van het vervangingsproces moeten worden doorgevoerd die van dusdanige invloed zijn dat het handboek Vervanging hier op aangepast moet worden of dat er een nieuwe vervangingsbesluit moet worden genomen. Hoe de gemeente Haarlem hier mee omgaat, is tevens geborgd in bijlage N.
Artikel 7.