De kwaliteit van het vervangingsproces is op verschillende wijzen in dit handboek gewaarborgd. Binnen de verschillende processtappen die in het proces van vervanging voorkomen, zijn de nodige kwaliteitscontroles ingebouwd. Het controleren van de scan op het scherm met het originele stuk er nog naast is zo’n detail-kwaliteitsborging. Deze controles zijn opgenomen in de verschillende bijlagen met procedures.
Om de kwaliteit van het handboek vervanging te waarborgen, is het van belang dat het handboek, de procedures en overige bijlagen actueel worden gehouden. Bijlage E geeft inzicht in de kwaliteitsprocedure om de algehele borging te organiseren. Deze procedure heeft ook een plek binnen het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer[13]. Het naleven van het handboek en de kwaliteit en actualiteit ervan, is ook geborgd door de periodieke archiefinspectie van het Noord-Hollands Archief, door middel van het jaarlijkse KPI-verslag. De in de procedures ingebouwde controles, bijlage E, het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer en de Archiefinspectie tezamen verzorgen dat de gemeente Haarlem blijft voldoen aan de geldende wet- en regelgeving ten aanzien van het vervangingsproces.
[13] Op basis van de Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) heeft de gemeente Haarlem haar eigen kwaliteitssysteem informatiebeheer vastgesteld.
Artikel 6.