Jaarlijks wordt, na vaststelling van de programmabegroting door de gemeenteraad en voor aanvang van het begrotingsjaar, getoetst of alle verantwoordelijke (hoofd-/deel-) budgethouders in het financiële systeem zijn vastgelegd. Indien noodzakelijk vindt er dan een actualisatie plaats. Hierbij wordt de hiërarchische lijn gevolgd en wordt systeemtechnische functiescheiding toegepast.Binnen de inrichting van het financieel systeem kan doormandatering van de budgetbevoegdheid aan budgethouders en/of deelbudgethouders van toepassing zijn.
Het college kan een verleend (door)mandaat geheel of gedeeltelijk intrekken. Deze intrekking wordt in het financieel systeem verwerkt door het team financieel beheer. Ook andere tussentijdse wijzigingen worden op gelijke wijze verwerkt.
De functie van (hoofd) budgethouder of deelbudgethouder is onverenigbaar met de functie van kassier of met de registrerende functie binnen het team financieel beheer.