Wanneer een medewerker van mening is dat hij moet verzuimen meldt hij dat voor aanvang van de werktijd, maar uiterlijk om 9.00 uur, bij voorkeur telefonisch, bij zijn direct leidinggevende. Wanneer de ziekte op een later tijdstip intreedt wordt deze tijd uiteraard gehanteerd. Wanneer de leidinggevende niet bereikbaar is, geeft de medewerker de melding door aan zijn vervanger. Wanneer de verzuimmelding niet telefonisch kan worden gedaan (maar bijvoorbeeld per e-mail of WhatsApp), zijn de medewerker en de leidinggevende er samen verantwoordelijk voor dat er nog die zelfde dag telefonisch contact is.
De leidinggevende en medewerker bespreken de volgende zaken:
de oorzaak van het verzuim; de aard en de ernst van de klachten en de beperkingen; de te verwachten verzuimduur;
als de leidinggevende twijfelt of verzuim de beste keus is, bespreekt hij dit met de medewerker;
de medewerker informeert de leidinggevende actief over de mogelijkheden en/of beperkingen tijdens het verzuim;
waar de medewerker verblijft en hoe de medewerker bereikbaar is wanneer hij niet op het huisadres verblijft;
voor welke werkzaamheden vervanging nodig is en welke afspraken er moeten worden afgezegd;
indien mogelijk wordt een afspraak gemaakt voor werkhervatting en anders voor een volgend moment van contact (uiterlijk in de tweede ziekteweek).
Wanneer de leidinggevende instemt met het ziekteverlof, geeft hij dit als ziekmelding door aan P&O.
Wanneer de leidinggevende dat nodig vindt, kan hij advies vragen aan de bedrijfsarts.
Bij ziekmelding tijdens de vakantie moet de medewerker bij terugkomst een doktersverklaring of rekening van verleende medische zorg kunnen overleggen.