Het subsidieplafond wordt jaarlijks in december door de contactgemeente voor het daaropvolgende jaar per subregio vastgesteld. Dit gebeurt op advies vanuit het Portefeuillehoudersoverleg Onderwijszaken Midden Gelderland. Op 1 april worden nog niet toegekende budgetten uit de subregio's samengevoegd tot één regionaal budget. Deze wordt door de contactgemeente bekend gemaakt.