Van iedere aanbestedingsprocedure moet een aanbestedingsdossier aangemaakt en bijgehouden worden. Een dergelijk dossier is bedoeld om:
gemaakte keuzes (zoals de keuze voor een bepaalde aanbestedingsprocedure en de keuze voor ondernemers die worden toegelaten tot de procedure) vast te leggen waardoor achteraf controleerbaar is of de aanbesteding recht- en doelmatig is uitgevoerd;
bij eventuele bezwaren tegen de wijze waarop een aanbestedingsprocedure is uitgevoerd de gemaakte keuze te kunnen verantwoorden;
input bij toekomstige aanbestedingen;
interne controle en accountantscontrole mogelijk te maken.
Het aanbestedingsdossier moet minimaal de volgende informatie bevatten:
inkoopstartdocument (voor zover van toepassing);
een beschrijving van het voorwerp / de scope van de aanbesteding;
een (onderbouwde) raming van de opdrachtwaarde;
de motivatie voor de gekozen aanbestedingsprocedure;
de motivatie voor de keuze voor de ondernemer (bij een enkelvoudige uitnodiging) of ondernemers (bij meervoudig onderhandse aanbestedingen) die worden toegelaten tot de aanbestedingsprocedure;
de offerteaanvraag / het bestek / het programma van eisen
nota van inlichtingen (voor zover van toepassing)
de ontvangen offerte(s) / inschrijving(en)
motivatie voor de geselecteerde inschrijver (niet van toepassing bij enkelvoudige uitnodigingen);
opdrachtbrief / contract;
afwijzingsbrieven (niet van toepassing bij enkelvoudige uitnodigingen).
Hoofdstuk 5:
Artikel 5.1:
Dossiervorming
Onderdeel van Inkoop- en aanbestedingsprotocol 2018 gemeente Steenwijkerland