De belangrijkste spelregels voor het omgaan met voorzieningen zijn al door de wetgever bepaald door het vaststellen van het BBV, hieronder een overzicht van de relevante regels:
De hoogte van de voorziening een directe relatie met het risico en/of met de toekomstige verplichting.
Omdat voorzieningen een verplichtend karakter hebben, heeft de raad niets te kiezen (allocatiefunctie) bij het al dan niet instellen. Formeel dient de raad de betreffende lasten echter wel te autoriseren. Daarvoor gelden de normale budgetregels. Als het geautoriseerde lastenbedrag van het programma lopende het jaar wordt overschreden door een ontoereikende omvang van een voorziening, is daarvoor een door de raad vast te stellen begrotingswijziging nodig. Als het lastenbedrag van het programma niet wordt overschreden omdat er meevallers zijn op andere onderdelen van het programma, is er geen begrotingswijziging nodig tenzij er sprake is van een belangrijke beleidswijziging die politiek gevoelig wordt geacht.
De best mogelijke schatting wordt gebruikt bij het vormen van de voorziening. Als geen meest waarschijnlijke variant kan worden aangegeven, maar slechts een reeks van mogelijke uitkomsten dan wordt de voorziening gesteld worden op het gemiddelde van de reeks van mogelijke uitkomsten.
Voorzieningen dienen dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s. Ze mogen daarom niet groter of kleiner zijn dan de verplichtingen of risico’s waarvoor ze zijn gevormd. Als blijkt dat het noodzakelijk niveau anders wordt, wordt de omvang van de voorziening daarop afgestemd. Andere onttrekkingen dan voor het doel waarvoor de voorziening is ingesteld, zijn niet toegestaan.
Toevoegingen (stortingen) aan voorzieningen of het vormen van een nieuwe voorziening worden, conform de vastgestelde (meerjaren)begroting als last bij de producten c.q. programma’s opgenomen en door vaststelling van de programma’s geautoriseerd.
Middels interne controle worden voorzieningen getoetst aan de vastgestelde criteria en beoordeeld op hun omvang. Ze moeten dekkend zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s.
Een voorziening wordt opgeheven als een verplichting of een risico waarvoor een voorziening is ingesteld, is weggevallen. Voor het opheffen van de voorziening geen raadsbesluit nodig. Voor voorzieningen ter egalisatie van kosten geldt dat deze na besluitvorming door de gemeenteraad worden opgeheven. Het saldo van een op te heffen voorziening komt ten gunste van de exploitatie (algemene middelen).
Het verloop van een voorziening wordt beschreven in de begroting en de jaarstukken.
Hoofdstuk 2
Artikel 2.4
Wettelijke regels voor voorzieningen
Onderdeel van Nota Reserves en Voorzieningen 2018