De budgetbeheerders stellen regelingen van vervanging op ter afdekking van afwezigheidsituaties door betreffende medewerkers aan wie taken zijn gemandateerd. Deze regeling wordt schriftelijk vastgelegd en ondertekend door de budgetbeheerder. Het afdelingshoofdhoofd van de afdeling keurt de regeling goed door deze mede te ondertekenen.
De regeling (met originele handtekeningen) wordt ter hand gesteld aan de afdeling Financiën en Belastingen ter archivering en uitvoering van de interne controle.