Deze regeling treedt in werking op 1 maart 2012.
Toelichting op de Regeling Budgetbeheer 2012
Algemeen
De toenemende mate van decentralisering van overheidstaken leidt onder andere tot een uitbreiding van het takenpakket van gemeenten. Dat vereist een organisatie die er voor zorgt dat de bedrijfsvoering in control is. Het management beschikt daarom over een aantal instrumenten dat daar aan bijdraagt en de “Regeling Budgetbeheer” is er één van.
Omdat het budgetbeheer een veelomvattend begrip is en niet alles in deze regeling kan worden uitgelegd, is een aparte nota opgesteld. Deze “Nota Budgethouderschap” geeft uitleg over het begrip budgettering, de definiëring en de afspraken die zijn gemaakt met betrekking tot budgetover- en onderschrijdingen, en de budgetoverhevelingen.
De volgende uitgangspunten zijn van belang:
• er wordt uitgegaan van de laatste versie van de organisatieverordening (juni 2011) met bijbehorend organisatieschema (plat en korte lijnen);
• voor een budget is slechts één budgethouder (budgetbeheerder) verantwoordelijk;
• de programmabegroting is een verantwoordelijkheid van de gemeenteraad en er zal meer op (maatschappelijke) effecten worden gestuurd;
• de diverse schriftelijke documenten zoals originele handtekeningenkaarten en kopieën van de vastgestelde mandaten worden verstrekt aan de afdeling Financiën;
• naast de genoemde wettelijke grondslagen wordt rekening gehouden met de bepalingen in het Besluit begroting- en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).
Toelichting per artikel
Begrippen en definities
Artikel 1
Dit artikel bevat een korte toelichting op de meest belangrijke begrippen in deze regeling.
Aanwijzing en budget toekenning
Artikel 2
Door het vaststellen van de programmabegroting door de raad wordt het college opgedragen de beleidsdoelstellingen te vertalen in producten en/of activiteiten. Vervolgens is het college verantwoordelijk voor het opstellen van de productenraming en het (laten) uitvoeren daarvan.
Het toepassen van de regeling Budgetbeheer leidt in de praktijk veelal tot onduidelijkheden over hoe om te gaan met budgetten, de bevoegdheden en het afleggen van verantwoording. Daarom wordt het college opgedragen een nota budgethouderschap op te laten stellen welke de spelregels aangeeft van het budgetbeheer, rekening houdend met de geldende wet- en regelgeving. Aanpassing van de genoemde regeling Budgetbeheer, veranderde wet- en regelgeving en/of gewijzigde organisatiestructuur dienen te leiden tot aanpassing van de nota Budgethouderschap.
Artikel 3
Artikel 3 bevat bepalingen betreffende de aanwijzing van het budgethouderschap aan gemeentesecretaris/algemeen directeur. Door de vaststelling van de productenraming door het college worden de budgetten toegewezen aan de betreffende budgethouders en dat wordt vastgelegd op de handtekeningenkaarten.
Artikel 4, 5 en 6
Deze artikelen bevatten regels voor het mandateren van bevoegdheden, taken en budgetten aan budgetbeheerders. Het toewijzen van budgetten aan budgethouders en budgetbeheerders dient te gebeuren binnen de kaders van de begroting en het financiële systeem. Het vindt plaats op programma- en kostenplaatsniveau gekoppeld aan de producten/activiteiten dan wel op het niveau van investerings- en/of exploitatieprojecten.
De budgethouder kan dit zelfstandig doen rekening houdend met de geldende regels en dit dient eveneens te worden vastgelegd op de handtekeningenkaart. Het is belangrijk dat dit schriftelijk gebeurt onder vermelding van richtlijnen, taakomschrijvingen en omschrijvingen van de reikwijdte van de mandatering.
De handtekeningenkaarten dienen eenmaal per kwartaal door het MT te worden gecontroleerd op actualiteit en juistheid.
Vervanging
Artikel 7 en 8
In het kader van een adequate werking van het budgetrecht en de mandatering zijn de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de afdelingshoofden verantwoordelijk voor het schriftelijk opstellen van een vervangingsregeling voor respectievelijk de budgethouders en budgetbeheerders.
Doel en functie
Artikel 9 en 10
Artikel 9 en10 geven uitleg over het doel van de functie van budgethouder/budgetbeheerder en hoe daaraan uitvoering dient te worden gegeven. De budgethouder/budgetbeheerder is verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren van de afgesproken taakstelling en dat kan door het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten, hierna te noemen verplichtingen, evenals het verkrijgen en realiseren van inkomsten.
Doelstelling is het (laten) uitvoeren van het budget en de daaraan gekoppelde taakstellingen en zodanig dat er sprake is van een efficiënte inzet van middelen die de budgethouder/budgetbeheerder tot zijn beschikking heeft.
Plaats in de organisatie
Artikel 11 en 12
Bij de gemeente Uitgeest zijn de MT-leden budgethouder voor hun taakgebied en leggen daarover verantwoording af aan het college. De budgetbeheerder dient verantwoording af te leggen aan de betreffende budgethouder. Het gaat bij beide niveaus om het afleggen van verantwoording over het budget en de daaraan verbonden werkzaamheden.
Verder zijn een aantal functies benoemd welke niet verenigbaar zijn met de functie van budgethouder. Dit in het kader van de gewenste functiescheiding en het “vier-ogen” principe.
Aangaan van verplichtingen
Artikel 13
Voor de uitvoering van de in de productenraming afgesproken budgetten en taakstellingen zijn regels opgesteld op basis van een samenwerkingsovereenkomst met de Stichting RIJK. Deze regels moeten budgethouders/budgetbeheerders in staat stellen om verplichtingen aan te gaan met leveranciers conform de vastgelegde afspraken. Het Handboek “Inkoop & Aanbesteding” bevat regels en bepalingen die overeen dienen te komen met de geldende (Europese) wet- en regelgeving.
Afleggen verantwoording
Artikel 14
Artikel 14 bevat regels voor de wijze waarop verantwoording wordt afgelegd over het realiseren van de afgesproken budgetten en taakstellingen. Het gaat daarbij ook om alle afwijkingen, zowel financieel als in termen van (maatschappelijke) doel- en taakstellingen. Dit alles wordt verwoord in rapportages die informatie bevatten over kosten, opbrengsten, risico’s en mogelijke begrotingswijzigingen en/of budgetoverhevelingen.
Indien er plotseling afwijkingen worden geconstateerd met betrekking tot de afgesproken budgetten en taken, dient dit aan het hogere hiërarchisch niveau te worden gerapporteerd.
In de planning- & controlcyclus zijn bepalingen opgenomen over vorm, inhoud en periodiciteit van de begrotings- en verantwoordingsdocumenten. Voor specifieke activiteiten en projecten kan qua vorm en tijdstip een aparte rapportageopzet worden afgesproken mits dit past binnen de geldende regelgeving.
Incidentele rapportages dienen bij plotselinge afwijkingen te worden opgesteld mits de (geraamde) afwijking substantieel is.
Artikel 15
Voor het opstellen van de rapportages en de inhoud betreffende de budgetten en taakstellingen is de budgethouder eindverantwoordelijk. En dat geldt ook voor eventuele voorstellen voor budgetoverhevelingen en begrotingswijzigingen. In de nota Budgethouderschap worden kaders en richtlijnen gegeven wanneer er sprake is van begrotingswijzigingen en/of budgetoverhevelingen en hoe hiermee dient te worden omgegaan.
Artikel 16
Met de afdeling Financiën worden afspraken gemaakt over de vorm en inhoud van de rapportages. Ook hier geldt weer dat dit in overeenstemming is met de afspraken in de planning- en controlcyclus en andere relevante wet- en regelgeving.
Verwerking financiële gegevens
Artikel 17
Dit artikel bevat regels betreffende de verantwoordelijkheid voor het beheren van de financiële applicaties. Dit geldt zowel voor de inrichting en de werking van de applicaties als de verwerking van de in te brengen gegevens.
Daarnaast geldt dat het afdelingshoofd Middelen als beheerder eindverantwoordelijk is voor een goede en beveiligde toegang voor de budgethouders/budgetbeheerders zodanig dat zij hun taken tijdig en op juiste wijze veilig kunnen uitvoeren.
Het laatste punt van dit artikel behelst de bepaling dat de medewerkers van de afdeling Financiën de budgethouder/budgetbeheerder dienen te ondersteunen bij het opstellen van de planning- en controldocumenten.
Artikel 18
De afdeling Financiën is verantwoordelijk voor de juiste, tijdige en volledige verwerking van zowel de begrote als de werkelijke gegevens evenals de begrotingswijzigingen en budgetoverhevelingen. Naast de verwerking dienen de verwerkte gegevens en de bijbehorende dossierstukken te worden gearchiveerd volgens de geldende wet- en regelgeving. Het is raadzaam de dossiervorming zodanig te archiveren dat de (interne) controlewerkzaamheden vlot en efficiënt kunnen worden uitgevoerd.
Artikel 19
Expliciet wordt vermeld dat de budgethouder/budgetbeheerder de hem aangeboden documenten dient te controleren en coderen. Belangrijke voorwaarde is dat de documenten in overeenstemming dienen te zijn met de aangegane verplichtingen. Dat behelst controle van bestelling, verplichting, levering, prijs, aantal en kwaliteit.
Artikel 21
In dit artikel wordt bepaald dat de budgethouder/budgetbeheerder voor het aangaan van iedere verplichting verantwoordelijk is voor een juiste, tijdige en volledige registratie daarvan evenals de dossiervorming. Ongeacht of het nu gaat om een inkomst danwel een uitgave. Het risico van onvoorziene tegenvallers en meevallers wordt sterk verlaagd indien deze systematiek wordt opgevolgd.
Interne controle
Artikel 21
De afdeling Financiën is verantwoordelijk voor de gehele interne controle waarvan het budgetbeheer ook deel uit maakt. De bepaling van welke delen van het budgetbeheer worden geselecteerd en de wijze waarop wordt vastgelegd in het Controleplan. Dit plan wordt jaarlijks door de controller in samenwerking met de accountant en de controlecommissie opgesteld en door het college vastgesteld.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies