Art. 12. Reglement van Orde — Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking na vaststelling in de collegevergadering. Op dat moment vervalt het op 17 mei 2016 vastgestelde reglement. Toelichting Algemeen Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt onder meer verstaan de bekendmaking van (openbare) besluiten. Ook de onderlinge vervanging tussen de collegeleden behoort daartoe. De Wet dualisering gemeentebestuur (2002) geeft weinig wijzigingen die van invloed zijn op het reglement van orde en andere werkzaamheden van het college. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed. Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college). Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten. Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerste lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Het derde lid betreft het benodigde quorum voor een vergadering. Artikel 56 Gemeentewet bevat een regeling met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel staat het het college vrij om in het reglement van orde te kiezen voor een quorum van ‘tenminste de helft’ of van ‘meer dan de helft‘. In geval van een even aantal collegeleden is het relevant om hierin een keuze te maken. In Almere wordt het wenselijk geacht dat er minimaal een meerderheid van (= meer dan de helft) van de collegeleden tijdens de vergadering aanwezig is. Artikel 3 Verhindering Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen. Artikel 4 Agenda In dit artikel wordt aangegeven dat de collegesecretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De collegesecretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt. Artikel 5 Parafenbesluiten Dit artikel regelt het nemen van parafenbesluiten. De Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State heeft deze wijze van besluitvorming buiten de vergadering om geoorloofd geacht in een uitspraak van 16 juli 2003 (LJN nr. AH 9850). De Afdeling stelt wel als voorwaarde dat dit transparant gebeurt. Het werken met parafenbesluiten moet dus bekend zijn gemaakt door regeling in het RvO of in bekend gemaakt beleid. Voorts vindt geen besluitvorming plaats zonder dat voor elk lid de mogelijkheid bestaat te verzoeken tot beraadslaging en besluitvorming in een collegevergadering en dient duidelijk te zijn wanneer het besluit is genomen. Kort en krachtig komt dit artikel erop neer, dat het nemen van parafenbesluiten door het college op een zodanige wijze is verwoord dat bevoegde parafenbesluiten worden genomen die de juridische toets van de Raad van State zullen kunnen doorstaan. Artikel 6 en 7 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering De rol van de secretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Minimaal dient de secretaris aanwezig te zijn bij de collegevergaderingen. Daarnaast kunnen andere ambtenaren taken vervullen ten aanzien van de collegevergaderingen. In Almere is een door de voorzitter aan te wijzen ambtenaar verantwoordelijk voor de invulling van de voorbereiding en afhandeling van de collegevergadering. Deze functionaris wordt `collegesecretaris’ genoemd. Deze functie kan door verschillende personen en functionarissen worden ingevuld. Bij verhindering van de reguliere collegesecretaris kan de voorzitter een andere ambtenaar aanwijzen. Daarnaast is de afdelingsmanager Communicatie aanwezig bij de collegevergadering. Bij verhindering van de afdelingsmanager Communicatie kan de voorzitter een andere ambtenaar aanwijzen. Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 8 Stemmingen Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het reglement van orde voor de raad zijn opgenomen (in het model artikelen 28, 30, 31 en 32). Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de raad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Dit betekent dat in een dergelijk geval bijvoorbeeld ‘kop of munt’ wordt toegepast. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd. Ten aanzien van stemmingen is het vergaderquorum van toepassing: een besluit is genomen op het moment dat het de stem heeft van meer dan de helft van het aantal collegeleden. Artikel 9 Besluitenlijst Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de collegesecretaris en de wijze waarop de besluitenlijst wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 of artikel 25 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, wordt hetgeen over dit onderwerp is besloten opgenomen in een geheime besluitenlijst. Indien de geheimhouding (voorlopig) door het college is opgelegd op grond van artikel 25, dan betekent dit dat de raad deze geheimhouding in de eerstvolgende raadsvergadering dient te bekrachtigen. De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip ‘besluitenlijst’. In het vijfde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst tot stand komt. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. Artikel 10 Openbare vergadering Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 10 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken. Artikel 11 en 12 Inwerkingtreding Deze artikelen behoeven geen nadere uitleg.

Inwerkingtreding

Verwijzingen

Rechtspraak bij dit artikel