1. Na ontvangst van de klacht neemt de klachtenbemiddelaar zo spoedig mogelijk contact op met een klager om te bekijken of er een praktische aanpak of oplossing mogelijk is, waarmee de klager tevreden is, dan wel om de behandeling af te stemmen.
2. Indien er direct (binnen de rechtmatigheids- en behoorlijkheidskaders) naar tevredenheid van de klager tegemoet kan worden gekomen aan zijn klacht, behoort dit te gebeuren. De afwikkeling van de klacht op deze manier wordt schriftelijk of per e-mail bevestigd.
3. Wanneer de klacht niet direct informeel naar tevredenheid van de klager opgelost kan worden wordt de klacht verder formeel behandeld.