Doelstelling is om het digitaal archiveren leidend te maken zodat een compleet betrouwbaar digitaal archief ontstaat dat ongeacht tijd en plaats beschikbaar is. Tevens worden de beheerskosten voor beheer van het papieren archief teruggedrongen.
Het doel van het Handboek Vervanging is het vastleggen van de beleidsmatige, procesmatige en technische inrichting van de vervanging van de te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden. Voor het vervangingsproces en de procedures is geen onderscheid gemaakt tussen te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden.
Het Handboek Vervanging voorziet in de beschrijving als bedoeld in de regelgeving en dient als richtlijn voor de uitvoering van het vervangingsproces. Het Handboek vormt de inhoudelijke grondslag voor het vervangingsbesluit dat de zorgdragers hebben genomen op 11 september 2018.