Archiefbesluit, Artikel 2
de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en
het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Archiefbescheiden die aan onderstaande criteria voldoen worden uitgezonderd van vervanging. Voor zover mogelijk wordt ter raadpleging wel een digitale kopie gemaakt van alle archiefbescheiden die als uitzondering zijn benoemd (zulks ter ondersteuning van het werkproces).
In Decos JOIN wordt in geval van uitzondering de locatie van het papieren origineel vermeld in het registratieveld locatie archief. Op het papieren origineel wordt het zaak- en documentnummer overgenomen waaronder de eventuele digitale kopie in Decos JOIN is opgeslagen.
Te bewaren uitzonderingen worden periodiek naar het RAR overgebracht.
De volgende archiefbescheiden zijn uitgezonderd van vervanging:
Originele Akten, waaronder in ieder geval:
Akten van de burgerlijke stand
Akten betreffende grondaankopen
Akten met betrekking tot onroerend goed
Onderhandse akten, voor zover deze betrekking hebben op:
Persoonlijke of zakelijke zekerheden worden versterkt door personen die niet handelen inde uitoefening van een beroep of bedrijf en
In gevallen die betrekking hebben op het familierecht of het erfrecht.
Wettelijk op papier te bewaren archiefbescheiden (voor zover geen akten):
Jaarrekeningen, voor zover opgesteld door de gemeente
Accountantsverklaringen, voor zover afgegeven aan de gemeente
Archiefbescheiden met betrekking tot subsidies die de gemeente onttrekt uit Europese Structuur en investeringsfondsen:
Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO)
Europees Sociaal Fonds (ESF)
Cohesiefonds (CF)
Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling (ELFPO)
Europees Fonds voor Maritieme Zaken en Vissering (EFMZV)
(Internationale) Verdragen en Oorkonden;
Waardepapieren die een (financiële) waarde vertegenwoordigen, waartoe in ieder geval worden gerekend:
Getekende notariële akten
Originele, getekende notulen van het Dagelijks en het Algemeen Bestuur
Getekende overeenkomsten met andere overheden
Polissen
Bankgaranties
Inschrijvingen ne proces-verbaal van inschrijving bij grote bestekken
Stukken van overtuiging (SVO)
Documenten die door hun aard of vorm niet zonder informatie- of waardeverlies te digitaliseren zijn met de gebruikte scanapparatuur. Dit betreft onder andere:
documenten met bijzondere of afwijkende papierformaten,
kwetsbare of speciaal ingebonden documenten,
documenten voorzien van watermerken of andere echtheidskenmerken,
documenten van dusdanig slechte kwaliteit dat de leesbaarheid van het gedigitaliseerde exemplaar onvoldoende is.
Documenten met intrinsieke waarde. Deze documenten voldoen aan de volgende kenmerken:
De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (glasnegatief, kerfstok);
Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde;
Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke);
Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent;
Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject;
Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van originelen uitsluitsel kan geven. In zulke gevallen worden zowel de brief als de envelop fysiek bewaard. Er kan hierbij gedacht worden aan anonieme brieven, dreig- of poederbrieven;
Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen;
Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie;
Het stuk is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies