Archiefregeling, Artikel 26b
de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;
De vervanging betreft alle, conform de geldende Selectielijst, te bewaren en te vernietigen analoge archiefbescheiden, die zijn gerelateerd aan het takenpakket van de gemeentelijke organisatie. Het betreft de taken van alle archiefvormers vallend onder de verantwoordelijkheid van de zorgdrager inclusief de griffie. In bijlage 1 is het organogram van de gemeente Buren opgenomen.
Het gaat om analoge inkomende, interne en uitgaande archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt vanaf de inwerkingtreding van het Vervangingsbesluit (ingangsdatum 1 januari 2018). Vervanging betreft alle stukken (inclusief metadata en bestanden) waarvan het werkproces wordt afgehandeld in JOIN.
Het betreft vooral de ingekomen analoge archiefbescheiden. De interne en uitgaande archiefbescheiden komen alleen in aanmerking als een natte handtekening of paraaf is vereist. De archiefbescheiden worden zaak- en procesgericht opgenomen en beheerd in Decos JOIN. Retrospectieve vervanging (vervanging met terugwerkende kracht) wordt op grond van dit Handboek niet toegepast.
De digitaal opgemaakte of ontvangen archiefbescheiden worden digitaal in een zaak opgeslagen, geregistreerd en gearchiveerd in Decos JOIN en vallen dus niet onder het vervangingsproces.
De werkprocessen van de teams Werk en Inkomen en WMO/Jeugd voor zover deze betrekking hebben op cliënten vallen buiten de reikwijdte van het handboek vervanging. Deze processen worden niet in JOIN afgehandeld maar in een apart systeem (Aeolus). Medio 2019 worden deze processen digitaal gemaakt en zullen op dat moment ook vallen binnen de reikwijdte van het handboek vervanging. Hiertoe wordt te zijner tijd het handboek aangepast.
Door naleving van het vervangingsproces zoals beschreven in dit Handboek zal de vervanging van analoge archiefbescheiden geen gevolgen hebben voor andere overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden, het cultuur historisch erfgoed of historisch onderzoek. Om deze belangen te borgen worden analoge archiefbescheiden, conform de procedure beschreven in dit Handboek, vervangen door digitale reproducties. Archiefbescheiden die wettelijk verplicht op papier bewaard dienen te worden of vanwege de vorm niet te scannen zijn of intrinsieke waarde hebben, vallen onder de uitzonderingen.
De reproducties worden gerelateerd aan een zaak en in onderlinge samenhang gearchiveerd. De reproducties zijn opgeslagen en beheerd in een omgeving die voldoet aan de voorwaarden die archiefwet en regelgeving vereisen. Daardoor kan langdurige opslag in goede, geordende en toegankelijke staat, authenticiteit en betrouwbaarheid worden gewaarborgd.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies