De controles zijn onder meer gebaseerd op het 4-ogen principe, functiescheiding en foutsignalering. Deze controles komen terug bij elke stap in het vervangingsproces. Er wordt altijd gecontroleerd op de volgende aspecten:
Juistheid
Registratie van de juiste archiefbescheiden
Registratie van de juiste gegevens
Juistheid van de reproductie
Juistheid van de kleurweergave
Volledigheid
Controle of alle pagina’s en bijlagen (+ evt enveloppe) zijn vervangen
Controle per document of het document volledig is vervangen
Leesbaarheid
Controle op leesbaarheid van een document
Controle op rechtop leesbaar
Terugvindbaarheid
Controle op de metadata die aan het document zijn verbonden, inclusief de vertrouwelijkheid
Controle op de samenhang met een werkproces.
Indien bij de controle een fout gevonden wordt, moet er een herstelactie uitgevoerd worden. Deze herstelactie kan bestaan uit een aanpassing in de registratie of het opnieuw scannen van een document.
De controles per processtap en de bijbehorende herstelacties zijn beschreven in de bijlagen.
Artikel 5.2
Controle per processtap en herstelacties
Onderdeel van Handboek vervanging gemeente Buren