Observatie/onderzoek betreffende/naar het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen is mogelijk t.b.v. de volgende doeleinden:
te onderzoeken hoe het gebruik van elektronische communicatiemiddelen zich in kwalitatieve en kwantitatieve zin ontwikkelt;
te onderzoeken of de beschikbare e-mailfaciliteiten in het algemeen conform de geldende regels worden benut;
of het gebruik ervan doelmatig is;
het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische communicatiemiddelen;
het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische communicatiemiddelen;
te onderzoeken of en welke e-mails over een bepaald onderwerp door een medewerker zijn verzonden en/of ontvangen; het beveiligen van het systeem en het netwerk.
De observatie zoals omschreven in lid 1 zal geanonimiseerd, d.w.z. los van persoonsnaam plaatsvinden en slechts worden gebruikt om ontwikkelingen in algemene zin met betrekking tot het e-mailgebruik te beschrijven.
De gemeente is gerechtigd om de inhoud van formele e-mailberichten niet-geanonimiseerd te onderzoeken. Daarbij moet worden voldaan aan de eisen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming. De belangrijkste voorwaarden voor onderzoek zijn dat de gemeente een legitieme reden (gerechtvaardigd belang) moet hebben die zwaarder weegt dan het privacybelang van de werknemer(s) en dat de controle noodzakelijk moet zijn.
De directie of de functionaris gegevensbescherming is bevoegd te besluiten om het e-mailgebruik te (laten) observeren/onderzoeken. Daar waar onderzoek noodzakelijk is ter uitvoering van een wettelijk voorschrift hoeft de directie of de functionaris gegevensbescherming geen besluit daartoe te nemen. In een dergelijk geval wordt de directie en de functionaris gegevensbescherming in kennis gesteld.
Bij vermoeden van misbruik van de e-mailfaciliteiten of handelen in strijd met wet- en regelgeving wordt er vooraf melding gedaan van het voorgenomen onderzoek aan de vertrouwens- of integriteitcommissie en de betrokkene(n).
Betrokkene(n) worden na het onderzoek via een rapportage op de hoogte gesteld van de onderzoeksresultaten
Artikel 8.
Observatie/onderzoek van/naar het gebruik van e-mail
Onderdeel van E-mail protocol Gemeenten Woerden en Oudewater 2018