Het gemeentelijk e-mailaccount wordt gezien als een bedrijfsmiddel. Het ontvangen en verzenden van privé emailberichten via het gemeentelijk e-mailaccount is toegestaan. Het bewaren van privé e-mailberichten geschiedt bij voorkeur buiten het gemeentelijk e-mailaccount. Als toch gekozen wordt om ze binnen het gemeentelijk e-mailaccount te bewaren dienen ze te worden geplaatst in een (zelf) te creëren folder/map waarvan de benaming duidelijk aangeeft dat de inhoud privé is. Privé e-mailberichten die niet op deze wijze zijn opgeslagen binnen het gemeentelijk e-mailaccount worden beschouwd als formele e-mailberichten.