Hoofdstuk I. Definities
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a. archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet;
b. archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
c. archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte;
d. beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel
e. college: het college van burgemeester en wethouders
f. wet: de Archiefwet 1995
Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 2 Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit.
Het college draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Artikel 3 Kwaliteitssysteem
Het college stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast.
Artikel 4 Middelen
Het college draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 5 Personeel
Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 6 Beheervoorschriften
Het college draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.
Artikel 7 Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden
Het college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.
Artikel 8 Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden
Het college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de secretaris.
Artikel 9 Archiefbewaarplaats
Het college wijst een archiefbewaarplaats aan.
Hoofdstuk III Verslaglegging door de secretaris aan het college
Artikel 10 Verslag van de secretaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden
De secretaris brengt jaarlijks aan het college verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 11 Verantwoording van de secretaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden
De secretaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen.
Hoofdstuk IV Verslaglegging door het college aan de raad
Artikel 12 Verslag van het college aan de raad over het beheer
Het college brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de secretaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 10 en 11.
Hoofdstuk V Slotbepalingen
Artikel 13 Intrekking
De Archiefverordening gemeente Aa en Hunze van 17 september 2014 wordt ingetrokken.
Artikel 14 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.
Artikel 15 Naamgeving
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening van de gemeente Aa en Hunze 2017.