Elke ingediende klacht over een gedraging wordt geregistreerd en kenbaar gemaakt aan de klachtcoördinator en degene die de klacht op grond van artikel 7 behandelt.
Een mondeling ingediende klacht wordt indien klager daar uitdrukkelijk om verzoekt, op schrift gesteld en ter ondertekening aan klager voorgelegd ter bevestiging van de juiste omschrijving van de klacht.