De ontvangst van een klacht wordt schriftelijk of digitaal aan de klager bevestigd.
In de bevestiging wordt meegedeeld wie de klacht behandelt en hoe de verdere gang van zaken is.
Degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft krijgt de klacht, de daarbij meegezonden stukken en de ontvangstbevestiging terstond in afschrift digitaal toegezonden of in een gesloten envelop overhandigd.