Het college stelt de subsidie als volgt vast nadat de in de aanvraag opgenomen werkzaamheden schriftelijk gereed zijn gemeld en Monumenten en Archeologie heeft verklaard dat de werkzaamheden naar behoren zijn uitgevoerd en zijn gecontroleerd en akkoord bevonden.
In aanvulling op artikel 14, tweede lid, van de ASA 2013 bevat de aanvraag tot subsidievaststelling:
een ingevuld en ondertekend gereedmeldingsformulier;
bij een aanvraag namens een organisatie zoals een corporatie of een restaurerende instelling; NAW-gegevens, een uittreksel van de Kamer van Koophandel en het B.T.W.-nummer;
in geval van herbestemmingsonderzoek, onderzoek en herstel, (wand-)kunst en historische winkelpuien:
volledige resultaat van het onderzoek of uitgevoerde werk;
kopie(en) van facturen van het onderzoek of uitgevoerde werk;
kopie(en) van de bankafschriften, waaruit betalen facturen blijkt;
indien vereist omgevingsvergunning subsidiabele activiteiten.
De subsidie zal worden vastgesteld binnen 4 weken nadat de werkzaamheden die zijn gereed gemeld via formulier zijn gecontroleerd en akkoord bevonden.