1 De griffier zendt aan de raad gerichte correspondentie, tot behandeling waarvan kennelijk een ander bestuursorgaan – zoals bijvoorbeeld het college – of andere instantie bevoegd is, onverwijld door naar dat orgaan of die instantie, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de afzender.
2 De griffier zendt aan de raad gerichte correspondentie, die niet voor de raad bestemd is en die ook niet wordt doorgezonden, zo spoedig mogelijk terug naar de afzender.
3 De griffier stelt aan de raadsleden en aan de voorzitter een kopie beschikbaar van de in de leden 1 en 2 bedoelde correspondentie.
4 Daarvoor geëigende overige bij de raad ingekomen stukken worden opgenomen op een op de raadsagenda te plaatsen:
”Lijst ingekomen stukken”, indien een kort ander voorstel wordt gedaan dan de aanbieding van een ontwerp-antwoordbrief en de stukken niet zijn opgenomen op de ”Lijst mededelingen”;
”Lijst ontwerp-antwoordbrieven”, indien de raad wordt voorgesteld te (doen) antwoorden overeenkomstig een ontwerp;
”Lijst mededelingen”, indien het schriftelijke mededelingen - waarvoor een kort voorstel wordt gedaan - betreft van het college, het presidium of de griffier. De mededelingen kunnen het informatief attenderen op en de terinzagelegging van interne of externe stukken behelzen.
5 In een Informatiemap legt de griffier voor de raad ter inzage: bij de raad ingekomen stukken, die onder lid 4 gerubriceerd zouden kunnen worden doch die naar het oordeel van het presidium en/of de griffier onvoldoende belangrijk zijn voor plaatsing – via die lijsten - op de raadsagenda. De termijn van terinzagelegging is vier weken. De griffier kan in plaats van terinzagelegging een kopie van zo’n ingekomen stuk aan de raadsleden beschikbaar stellen.
HOOFDSTUK 3 › Paragraaf 2
Artikel 21