Het delen van persoonsgegevens met andere organisaties, maar ook met andere afdelingen binnen de gemeente is een verwerking van persoonsgegevens. Hierop zijn dus alle voorwaarden van toepassing die de AVG stelt aan een verwerking. Voorafgaand aan de uitwisseling van persoonsgegevens wordt in ieder geval vastgesteld of er sprake is van een grondslag voor de uitwisseling en of er voldoende waarborgen zijn voor de bescherming van de privacy van betrokkenen. Hiervoor worden de volgende procedures gevolgd:
Als de gemeente persoonsgegevens verstrekt aan een nieuwe verantwoordelijke (de ontvangende partij is zelf verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens) buiten de gemeente sluit zij een dataleveringsovereenkomst af met de ontvangende partij. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het ‘model dataleveringsovereenkomst’, beschikbaar gesteld door team Juridische Zaken. De betrokken afdelingsdirecteur ondertekent namens het college de overeenkomst. Voorafgaand aan de ondertekening biedt de afdelingsdirecteur de overeenkomst ter kennisneming aan, aan de FG;
Als de gemeente persoonsgegevens verstrekt aan een verwerker (een partij die in opdracht van de gemeente persoonsgegevens verwerkt) sluit zij een verwerkersovereenkomst met de ontvangende partij. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het ‘model verwerkersovereenkomst’, beschikbaar gesteld door team Juridische Zaken. De betrokken afdelingsdirecteur ondertekent namens het college de overeenkomst. Voorafgaand aan de ondertekening biedt de afdelingsdirecteur de overeenkomst ter kennisneming aan, aan de FG;
Als een afdeling binnen de gemeente persoonsgegevens verstrekt aan een andere afdeling (collega’s die een andere taak uitvoeren) binnen de gemeente en deze verstrekking niet al op een andere manier is vastgelegd, vult de ontvangende afdeling een dataleveringsformulier in. De afdelingsdirecteur van de verstrekkende afdeling ondertekent het formulier. Het ondertekende dataleveringsformulier wordt ter kennisneming aangeboden aan de FG. Wanneer het gaat om een repeterende verstrekking van persoonsgegevens wordt het dataleveringsformulier eenmalig ingevuld en ondertekend.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de opslag van de documenten.
Artikel 13.
Uitwisseling van persoonsgegevens
Onderdeel van Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Delfland houdende regels omtrent privacybeleid